Erfolgsgeschichten

Ergänzung von Low-Code-Tools für Automatisierung

“Cloudomation Engine zu lernen war für mich wie der Umstieg von Duplo zu Lego Technik. Ich kann jetzt sehr viel coolere Dinge bauen als davor.”
Gerald – AI Workflow Designer bei apsa personnel concepts GmbH

Herausforderung

  • Low-Code Automatisierungstools PowerAutomate und Zapier sind bereits im Einsatz, bieten aber begrenzte Möglichkeiten da API-Abfragen vordefiniert und eingeschränkt sind.
  • Prozesse können nur teilweise oder gar nicht automatisiert werden, da Zugriff auf zentrale Daten fehlt.
  • Besonders die Integration mit Bullhorn CRM war über Zapier nur eingeschränkt möglich.

Lösung

  • Erstellung eines Endpunktes in Cloudomation Engine, über den sämtliche Bullhorn-Daten abgefragt und geschrieben werden können.
  • Einschulung des AI Workflow Designers zur selbständigen Erstellung weiterer Endpunkte.

Ergebnis

  • Automatisierung weiterer Prozesse wie z.B. automatisierte Übersetzung von Einleitungstexten für Stellenausschreibungen ist nun möglich.
  • AI Workflow Designer kann selbständig Endpunkte in Cloudomation Engine erstellen und anpassen. Durch diese Erweiterung seines Automatisierungs- Werkzeugkastens kann er nun Prozesse automatisieren, die er nur mit Low-Code Tools nicht umsetzen konnte.

Details

apsa personnel concepts ist ein auf den IT Sektor spezialisiertes Recruiting-Unternehmen. Ihre zentralen Daten zu Kandidat_innen, Stelleninseraten sowie personalsuchenden Unternehmen verwalten sie im Bullhorn CRM. Die Zapier-App für Bullhorn ist jedoch sehr limitiert und erlaubt nur die Abfrage von einigen wenigen Daten aus Bullhorn.

Ähnlich wie für Bullhorn gibt es für viel Software, die “schwierige” APIs hat oder nur von wenigen Unternehmen genutzt wird, keine oder nur sehr eingeschränkte Zapier-Apps. Um auch solche Software in automatisierte Prozesse einzubinden, kann es sehr wertvoll sein, eine Pro-Code Automatisierungslösung wie Cloudomation Engine punktuell einzusetzen, um die Möglichkeiten von Low-Code Tools zu erweitern.

  1. In Cloudomation Engine wurde ein Connector für die Bullhorn-API eingerichtet. Authentifizierung erfolgt über OAuth.
  2. In Cloudomation Engine wurde eine benutzerdefinierte REST-API erstellt, welche die parametrisierte Abfrage von Daten aus Bullhorn in einem einfachen Format ermöglicht. Dazu wurden folgende Inhalte entwickelt:
    1. Ein Cloudomation Engine Webhook wurde erstellt. Dieser ist der Endpunkt für die custom REST API.
    2. Ein Python Skript wurde erstellt, welches die Daten und Parameter verarbeitet, die dem Webhook übergeben werden. Aus den Parametern, die dem Webhook übergeben werden, erstellt das Skript valide Abfragen für die Bullhorn API.
  3. Der Cloudomation Engine Webhook wird über Zapier aufgerufen. Der AI Workflow Designer automatisiert weitere Prozessschritte direkt in Zapier und PowerAutomate.
  4. Ein Use-Case, der als Basis für viele weitere dient, wurde bereits vor Ort mit dem neuen Endpunkt umgesetzt: die automatisierte Optimierung von Stelleninseraten plus optionaler Übersetzung.
    1. Informationen zu der für die Veröffentlichung geplanten Stelle werden – ausgelöst durch einen mit Zapier verknüpften Webhook – über den Cloudomation-Endpunkt aus Bullhorn ausgelesen.
    2. Die Informationen werden gemeinsam mit einem vom Workflow Designer entwickelten Prompt (Instruktionen für eine generative KI) per API an die OpenAI/ChatGPT-API geschickt.
    3. Das überarbeitete Ergebnis wird über den Cloudomation-Endpunkt in ein dafür definiertes Feld in Bullhorn eingespielt.
    4. Optional wird in einem zweiten Schritt (mit einem angepassten, aber gleich aufgebauten Prozess) das überarbeitete Stelleninserat von Deutsch auf Englisch (oder umgekehrt) übersetzt und in einem weiteren dezidierten Feld abgespeichert.
  5. Mehrere weitere Use-Cases zur Unterstützung der Workflows von Recruiter_innen wurden bereits umgesetzt, bzw. sind in Planung.

In einem zweitägigen Workshop mit dem AI Workflow Designer und einem Automatisierungs-Experten von Cloudomation wurden die geplanten Anwendungsfälle des AI Workflow Designers gemeinsam analysiert und die Punkte identifiziert, in denen über Cloudomation Engine bestehende Hürden überwunden werden können.

Nach einem halben Tag hat der AI Workflow Designer mit Unterstützung des Cloudomation Experten den ersten Endpunkt in Cloudomation Engine zur Abfrage von Bullhorn Daten erstellt. Im weiteren Verlauf des Workshops wurde der AI Workflow Designer befähigt, weitere Endpunkte in Cloudomation Engine selbständig zu erstellen, bestehende Endpunkte anzupassen sowie eventuelle Fehler zu analysieren und zu beheben, und weitere Abfragen an andere Systeme (z.B. OpenAI API) über Cloudomation Engine durchzuführen.

  • Automatisierung weiterer Prozesse rund um die Erstellung und Übersetzung von Stelleninseraten in unterschiedlichen Formaten und Designs
  • Ausrollen automatisierter Prozesse über das gesamte Unternehmen, um die Anzahl manueller Arbeitsschritte für Recruiter_innen zu reduzieren
  • Automatisierte Extraktion von Daten zu Kandidat_innen aus einem legacy CRM-System und automatisierte Ladung der Daten nach Bullhorn

Folgende weitere Use Cases hat apsa bereits in der Vergangenheit über Cloudomation Engine umgesetzt:

  • Automatisierte Bereinigung von Daten in Bullhorn: Ausgiebige Nutzung von benutzerdefinierten Feldern in Bullhorn hat zu einer unstrukturierten Datenlage geführt, die über Bullhorn nicht strukturiert nutzbar war. Über Cloudomation Engine wurden die Inhalte der benutzerdefinierten Felder extrahiert und nach vordefinierter Logik in Standardfelder in Bullhorn eingetragen.
  • Automatisiertes Hochladen und Verarbeiten von Lebensläufen in Bullhorn: Für mehrere Tausend Kandidaten wurden Lebensläufe in Bullhorn automatisiert hochgeladen, dem korrekten Kandidaten zugewiesen und eine automatisierte Extraktion von Daten aus den Lebensläufen in Bullhorn angestoßen.
  • Abfrage von Stellenausschreibungen aus Bullhorn und Bereitstellung der Stellenausschreibungen in einem bestimmten Format über einen Webhook, über den die Stellenausschreibungen automatisiert in WordPress veröffentlicht werden können.
morawa logo

Automatisierung und Monitoring von Procurement-Prozessen

“Cloudomation spart uns viel Zeit und erleichtert den Arbeitsalltag. Die Software unterstützt
uns bei der Überwachung von unseren Prozessen und hilft uns Fehler zu vermeiden.”
René – Operator und SPOC des Morawa Projektteams

Herausforderung

  • Die Automatisierungssoftware, welche bisher die internen Prozesse steuerte, wurde eingestellt.
  • Eine manuelle Durchführung würde viel Zeit in Anspruch nehmen und ist keine praktikable Option.
  • Die Prozesse müssen innerhalb von 3 Monaten migriert werden.
  • Die neue Lösung muss mehrere Systeme integrieren und gleichzeitig die gesamte Prozessstruktur beibehalten.
  • Operators benötigen eine Lösung, die eine visuelle Prozessüberwachung ermöglicht.

Lösung

  • Prozessmigration von der alten Automatisierungssoftware nach Cloudomation Engine - in enger Abstimmung mit den Operators von Morawa.
  • Erstellung eines flexiblen Schedulers, der die komplexen Schedules des alten Systems nachbilden kann.

Ergebnis

  • Der Procurement-Prozess (Auftragsverwaltung, Rechnungsstellung, Gutschriften) wird jetzt über Cloudomation Engine gesteuert.
  • Erhebliche Zeitersparnis durch automatisierte Arbeitsabläufe und automatische Fehlerbehandlung.
  • Zusätzlich: Überwachung von Schedules, welche die Operators im Falle von Problemen benachrichtigt.
  • Ungelöste Prozessfehler werden sofort erkannt und können schnell behoben werden.
  • Operators können die Prozesse visuell überwachen.

Details

  1. Eine On-Premise-Instanz von Cloudomation wurde im Datenzentrum des Unternehmens eingerichtet.
  2. Anmeldeinformationen werden sicher in einem HashiCorp-Vault gespeichert.
  3. Konnektoren wurden zu den an der Verarbeitung beteiligten Systemen eingerichtet, um
    • Batch-Jobs über PowerShell auszuführen
    • Locking über eine Stored Procedure in einer Microsoft SQL Datenbank zu implementieren
    • Logs über das Secure-Copy-Protokoll zu übertragen
    • auf Dateien auf einem FTP-Server zuzugreifen
    • Notifications per Mail- und Microsoft-Teams einzurichten
  4. Workflows analysieren Logs und reagieren entsprechend auf Return Codes, reagieren auf Fehler mit Wiederholungsversuchen und benachrichtigen Operators automatisch, wenn ein Problem fortbesteht.
  5. Workflows werden mit verschiedenen Parametern geplant (z. B. monatlich; in bestimmten Kalenderwochen; nur an Wochenenden), wobei die Zeitzone, Feiertage und andere Ausnahmen berücksichtigt werden.

Ein Cloudomation Automatisierungs-Experte und ein Cloudomation Projektmanager koordinierten sich mit den Stakeholdern, um die technischen- und geschäftlichen Anforderungen abzuklären.Die Implementierung wurde von zwei Cloudomation Experten durchgeführt (Zeitaufwand 3 Wochen)

Für die Implementierung wurden Automatisierungsskripte, Schedules und Konnektoren implementiert, welche die Geschäftslogik des Legacy-Prozesses abbildeten. Nach der Implementierung verfügte der Kunde über einen sofort einsatzbereiten Workspace, in dem der Procurement-Prozess automatisiert läuft.

  • Erweiterung der Einsatzmöglichkeiten der derzeitigen Scheduling-Lösung, um mehr Edge-Cases abzudecken.
  • Integration weiterer Systeme und Automatisierung weiterer Schritte des Procurement-Prozesses.

Großes Österreichisches Unternehmen

Automatische Bearbeitung von IT-Security Vorfällen

Herausforderung

  • IT-Security Vorfälle werden von hochbezahlten Spezialisten manuell bearbeitet.
  • Experten verbringen viel Zeit mit copy-paste Arbeit.

Lösung

  • Automatisierung von 80% der Prozessschritte für zwei häufige IT Security Vorfälle: data breach und phishing E-Mails.

Ergebnis

  • Bis zu 4 Stunden Zeitersparnis pro Woche für hochbezahlte IT-Security Experten.
  • Schnellere und fehlerfreie Bearbeitung von data breach und phishing E-Mail Vorfällen.

Details

Phishing-E-Mail Vorfälle:

  1. Anbindung von Cloudomation an eine Office365 E-Mail-Inbox, an welche Phishing- und andere Schadens-E-Mails von den über 1000 Mitarbeiter*innen des Kunden gemeldet werden. Cloudomation überwacht die Inbox kontinuierlich. Durch Einlangen eines E-Mails wird der automatische Prozess angestoßen.
  2. Cloudomation extrahiert alle Links und Anhänge aus dem E-Mail.
  3. Cloudomation überträgt Links und Anhänge an zwei Analyse-Tools: JoeSandbox sowie VirusTotal. 
  4. Cloudomation durchsucht unternehmensweit die Office365 E-Mail Eingänge aller Mitarbeiter*innen nach E-Mails mit dem gleichen Betreff oder Inhalt und identifiziert so weitere Emfänger der Schadens-E-Mail.
  5. Cloudomation legt ein Ticket im Redmine Ticketing-System an. Im Ticket dokumentiert Cloudomation:
    1. Das E-Mail selbst und die Person, die das E-Mail gemeldet hat.
    2. Die Analyse-Ergebnisse von JoeSandbox und VirusTotal.
    3. Alle weiteren Emfänger der E-Mails, die identifiziert wurden.
  6. Cloudomation weist das Ticket zur weiteren Bearbeitung einem IT-Security-Spezialisten zu. Dieser entscheidet mit seinem Expertenwissen, wie weiter vorzugehen ist. Damit konzentrieren sich die IT-Security-Spezialisten auf Tätigkeit, die Ihre Expertise und Ihr Fachwissen erfordert. Alle notwendigen Informationen werden automatisiert zur Verfügung gestellt. 

Data Breach Vorfälle:

  1. Kunde abonniert zwei Services, die internationale Data Breaches überwachen und Informationen über Data Breaches an Ihre Kunden liefern: Have I Been Pawned (HIBP) und Spycloud.
  2. Have I Been Pawned und Spycloud senden Benachrichtungen über Data Breaches per E-Mail an Kunden. Dadurch wird der automatische Prozess in Cloudomation ausgelöst.
  3. Cloudomation liest die Informationen über Data Breaches aus:
    1. Have I Been Pawned: csv mit Daten werden heruntergeladen und von Cloudomation verarbeitet.
    2. Spycloud: Daten werden über API ausgelesen.
  4. Die Daten beider Services werden nach Domain Namen des Kunden durchsucht, um betroffene E-Mail Adressen zu identifizieren.
  5. Daten werden mit  Active Directory Datenbank des Kunden verglichen, um Benutzernamen von Mitarbeiter*innen zu identifizieren.
  6.  Im Redmine Ticketing-System wird ein Ticket angelegt. Die Data Breach Reportts von Have I Been Pawned und Spycloud werden angehängt. Die Ergebnisse der Suche werden ebenfalls im Ticket dokumentiert. 
  7. Cloudomation weist das Ticket zur weiteren Bearbeitung einem IT-Security-Spezialisten zu. Dieser entscheidet mit seinem Expertenwissen, wie weiter vorzugehen ist. Damit konzentrieren sich die IT-Security-Spezialisten auf Tätigkeit, die Ihre Expertise und Ihr Fachwissen erfordert. Alle notwendigen Informationen werden automatisiert zur Verfügung gestellt. 

Cloudomation wurde on-premise beim Kunden installiert. Nach einer halbtätigen Einschulung übernahm der Kunde selbst Betrieb und Wartung der Plattform, sowie die Entwicklung von Flow-Skripten. Expert*innen von Cloudomation unterstützen bei Bedarf bei konkreten Fragen. 

  • Teil-automatisierung weiterer IT-Security Prozesse, die derzeit händisch durchgeführt werden.
  • Erweiterung der automatischen Prozesse um Schritte, die standardisiert werden können wie z.B. automatishes Löschen von Schadens-E-Mails aus den Inboxen aller Mitarbeiter*innen.

Deutscher ERP-Software Hersteller

Automatische Datenübertragung von Rexx HR in zentrale Datenbank

Herausforderung

  • Personaldaten in Rexx Personalsoftware für Management nicht zugänglich.
  • Keine Sichtbarkeit und keine Auswertung von Personaldaten von 1200 Angestellten.
  • Ohne eine auswertbare Datenbasis stützt das Management Entscheidungen auf aufwändige, manuelle, seltene Berichte die auf händischer Recherche in der Rexx Personalsoftware beruhen.
  • Es gibt keine Kennzahlen für den Personalbereich.

Lösung

  • Automatisierte Datenabfrage , -validierung, -aufbereitung und Ladung von strukturierten Daten in eine zentral Datenbank mittels Cloudomation.
  • 6 Tage Aufwand für die Entwicklung der Automatisierung.

Ergebnis

  • Personaldaten von 1200 Angestellten in strukturiertem Format in der zentralen Datenbank verfügbar.
  • Regelmäßige Berichte werden automatisiert auf Basis der konsolidierten Daten erstellt.
  • Mit voller Sichtbarkeit der Personaldaten hat das Management eine solide Basis für Entscheidungen.
  • Daten werden bei jeder Ladung sorgfältig überprüft. Fehlende oder falsche Daten werden sofort gefunden.
  • Benachrichtigungen bei fehlerhaften Daten werden unmittelbar verschickt. So können Fehler schnell behoben werden. Datenverlust und Probleme in der weiteren Verarbeitung werden verhindert.
  • In der zentralen Datenbank können die Personaldaten mit weiteren Datenquellen verbunden und gemeinsam ausgewertet werden, z.B. Finanzdaten.
  • Es werden keine aufwändigen, fehleranfälligen Berichte basierend auf händischer Recherche in der Rexx Personalsoftware mehr geschrieben.

Details

  1. Eine Cloudomation on-premise Installation wurde im Rechenzentrum von der Firma aufgesetzt.
  2. Daten werden von mehreren JSON Schnittstellen der Rexx Personalsoftware abgefragt.
    • Verschiedene Datenkategorien werden von mehreren Schnittstellen abgefragt.
    • Aufgrund von Einschränkungen der Rexx Schnittstellen kann nur eine gewisse Datenmenge von einer einzelnen Schnittstelle abgefragt werden. Daher werden Datensätze aufgeteilt und in mehreren Teilen von verschiedenen Schnittstellen abgefragt.
  3. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt wenn Zugriff auf eine oder mehrere Schnittstelle fehlschlägt.
  4. Für jede Datenkategorie werden die einzelnen Teile der Datensätze überprüft:
    •  Überprüfung ob die gleiche Anzahl an Zeilen für jeden Teil vorhanden ist.
    • Überprüfung ob die Daten vollständig sind.
  5. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt falls die Überprüfung der Daten fehlschlägt.
  6. Die Daten werden für die Weiterverarbeitung vorbereitet:
    • Textfelder, welche Geldbeträge und Währungsinformationen beinhalten werden in ein numerisches Feld für den Betrag und ein Textfeld für die Währungsinformation aufgetrennt.
    • Datentypen werden festgelegt.
    • Die einzelnen Teile der Datensätze werden in Tabellenformat zusammengeführt.
    • Spaltennamen werden nach Anforderungen der zentralen Datenbank umbenannt.
  7. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt, wenn in der Datenaufbereitung Fehler auftreten. 
  8.  Daten werden in die zentrale Datenbank geladen.
  9. In der Datenbank wird eine Stored Procedure aufgerufen, welche die geladenen Daten weiterverarbeitet.
  10. Das Ergebnis der Stored Procedure wird von Cloudomation überwacht. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt wenn bei der Ausführung der Stored Procedure Fehler auftreten.

Ein Cloudomation Automatisierungsexperte und eine Cloudomation Projektmanagerin erhoben in Zusammenarbeit mit allen betroffenen internen und externen Personen detaillierte Anforderungen. In enger Absprache mit Vertretern der Fachbereiche koordinierte das Cloudomation Team mit allen notwendigen internen und externen Personen um Zugriffe und Informationen zur Umsetzung zu erhalten. Der automatisierte Prozess wurde in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern entwickeln, welche im Auftrag von der Firma die zentrale Datenbank betreuen und weiterentwickeln. 

  • Hinzufügen weiterer HR Datenkategorien zur automatisierten Datenladung.
  • Ausbau der Überwachung (monitoring) der Weiterverarbeitung der Daten und Erstellung der Berichte um die erfolgreiche Durchführung des gesamten Prozesses sicherzustellen, inklusive der Schritte, die außerhalb von Cloudomation stattfinden. 
  • Automatisierung der Anlieferung der verarbeiteten Personaldaten an weitere Software für Projektmanagement, Ticketing und ERP.
  • Als zentrale Plattform für Automatisierung, Orchestrierung und Überwachung von Datenintegrationsprozessen ermöglicht Cloudomation die Umsetzung höchster Qualität im unternehmensinternen Datenmanagement bei der Firma.

Großes Deutsches Software-Unternehmen

ServiceNow Lizenzkosten reduzieren

Herausforderung

  • Arbeitsplatz-basiertes Lizenzmodell von ServiceNow führt zu hohen Kosten
  • Dutzende Personen haben keinen Zugriff auf wichtige Informationen da aus Kostengründen zu wenige ServiceNow Lizenzen verfügbar sind.
  • Nur Support-Mitarbeiter haben Zugriff auf ServiceNow. Projektmanager, Account-Manager, Entwickler und andere Personen haben keinen Zugriff auf Kunden-Support-Informationen.
  • Zusammenarbeit und Kunden-Support leidet.

Lösung

  • Kunden-Support-Informationen werden über Cloudomation aus ServiceNow extrahiert und automatisch auf eine interne Dokumentationsplattform übertragen.
  • 4 Tage Aufwand zur Entwicklung der Integration.

Ergebnis

  • Deutlich geringere Lizenzkosten.
  • Alle Betroffenen haben Zugriff auf Kunden-Support-Informationen.
  • Deutliche Verbesserung der Qualität und Geschwindigkeit von Kunden-Support, da Zusammenarbeit erleichtert wird.
  • Kunden-Support-Information kann jetzt mit anderen Daten im Unternehmen kombiniert und ausgewertet werden.

Details

  1. Ein on-premise Cloudomation Workspace war bereits im Rechenzentrum des Kunden eingerichtet und wird für weitere Anwendungsfälle verwendet.
  2. ServiceNow und das unternehmensinterne Data Warehouse (DWH) wurden an Cloudomation angebunden.
  3. Cloudomation holt in regelmäßigen Abständen sämtliche Kunden-Support-Tickets und verbundene Informationen zum Kunden aus ServiceNow und lädt die Daten in das DWH.
  4. Die Daten werden aktuell nach einem Schedule stündlich übertragen. Umstellung auf near-real-time Übertragung bei jeder Änderung von Daten in ServiceNow ist geplant.
  5. Im DWH werden basierend auf den Daten Reports erstellt.
  6. In einem nächsten Schritt werden die Daten in ein unternehmensinternes Dokumentationssystem übertragen und dort einem größeren Personenkreis zur Verfügung gestellt. 

Ein Automatisierungsexperte von Cloudomation entwickelte die Übertragungslogik in Zusammenarbeit mit dem DWH-Team. 

  • Umstellung auf near-real-time Übertragung der Daten nach jeder Änderung eines Tickets in ServiceNow.
  • Übertragung der Daten aus dem DWH in ein Dokumentationssystem, auf das weitere Personenkreise Zugriff haben.
  • Integration der ServiceNow Daten in die Unternehmens-KPIs.

Wiener IT Personalvermittler

Automatisiertes Veröffentlichen von Stellenausschreibungen

Herausforderung

  • Stellenausschreibungen werden händisch aus dem CRM System in eine Jobbörse kopiert.
  • Hochbezahlte Recruitment Consultants verbringen viel Zeit mit copy-paste.
  • Fehler passieren.

Lösung

  • Integration von CRM mit Jobbörse über Cloudomation.

Ergebnis

  • Neue und geänderte Stellenausschreibungen werden automatisiert übertragen.
  • Recruitment Consultants haben mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit.
  • Keine copy-paste Fehler und keine veralteten Stellenausschreibungen mehr.

Details

  1. Schnittstelle mit Bullhorn CRM REST API mit OAuth Authentifizierung wurde eingerichtet.
  2. Auslesen der Stellenausschreibungen aus Bullhorn: Daten aus mehreren Entities in Bullhorn werden zusammengefasst um Informationen über die Stelle sowie den Arbeitgeber zu übertragen.
  3. Daten aus Bullhorn werden aufbereitet und in ein Wodpress-kompatibles JSON Format konvertiert.
  4. Stellenausschreibungen werden über die WordPress REST API an die WordPress Job-Börse geliefert. 
  5. Stellenausschreibungen werden jede Nacht automatisiert übertragen. 
  6. Recruitment Consultants können jederzeit über einen einfachen Link eine Übertragung der Stellenausschreibungen auslösen, um neue oder geänderte Stellenausschreibungen direkt automatisiert zu veröffentlichen.

Ein Automatisierungs-Exerte von Cloudomation hat die Übertragung in Zusammenarbeit mit einem Recruitment-Consultant sowie dem Web-Entwickler, der die Job-Börse betreut, innerhalb von drei Tagen entwickelt.

  • Automatische Übertragung der Stellenausschreibungen auf andere Plattformen wie Xing, karriere.at und andere.
  • Automatisiertes „Aufräumen“ von Daten in Bullhorn: in der Vergangenheit wurden viele „custom fields“ verwendet, die nun auf Standardfelder übertragen werden sollen, um automatische Verarbeitung der Daten zu erleichtern. Dieses Remapping der Daten für tausende Kandida*innen, Arbeitgeber und Stellenausschreibungen, die bereits in Bullhorn angelegt sind, kann automatisiert in wenigen Minuten durchgeführt werden.
  • Automatische Verarbeitung von Lebensläufen – Übertragung von Daten aus Lebensläufen in Bullhorn CRM Felder.

Schweizer Software-Unternehmen

Gehaltsabrechnungen werden automatisch in das HR System hochgeladen

Herausforderung

  • Über 300 Mitarbeiter benötigen Zugriff auf Gehaltsabrechnungen im HR-Tool.
  • Manuelles Hochladen der Gehaltsabrechnungen ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig.
  • In der vorhandenen Integrationslösung fehlen wichtige Funktionen: Es können aus den PDF-Gehaltsabrechnungen keine Mitarbeiternummer extrahiert werden und es können keine PDF-Dateien in das HR-Tool hochgeladen werden.

Lösung

  • Automatisierung der Übertragung von Gehaltsabrechnungen mit Cloudomation.
  • 12 Stunden Aufwand für die Entwicklung der Automatisierung.

Ergebnis

  • Gehaltsabrechnungen werden automatisch geliefert.
  • Die Lieferung der korrekten Gehaltsabrechnung an jeden Mitarbeiter ist gewährleistet.
  • Vollständig dokumentierter Prüfpfad für die Lieferung von Gehaltsabrechnungen.
  • Benachrichtigungen für ungültige Mitarbeiternummern und überzählige Gehaltsabrechnungen.
  • Der Prozess kann erweitert werden, um mehr Aufgaben in der Personalverwaltung zu automatisieren.

Details

  1. Cloudomation analysiert Gehaltsabrechnungs-PDF-Dateien und extrahiert die Mitarbeiternummer.
  2. Cloudomation greift auf die HR-Datenbank zu, um die Zuordnung von Mitarbeiternummern zwischen dem Gehaltsabrechnungs-Tool und dem HR-Tool zu überprüfen, da die zwei Lösungen unterschiedliche Mitarbeiter-Nummerierungssysteme verwenden.
  3. Cloudomation überprüft, ob jede Gehaltsabrechnung einem Mitarbeiter zugeordnet werden kann und ob jeder Mitarbeiter eine Gehaltsabrechnung erhalten hat.
  4. Cloudomation erstellt einen Bericht mit allen erfolgreichen Uploads und allen aufgetretenen Problemen. Bei Problemen werden alle gültigen PDFs hochgeladen.
  5. Cloudomation lädt die einzelnen Gehaltsabrechnungen für jeden Mitarbeiter im HR-Tool hoch. Mitarbeiter können jetzt ihre Gehaltsabrechnungen im HR-Tool einsehen und herunterladen. 

Ein Business Applications Manager des Kunden und ein Automatisierungsexperte von Cloudomation trafen sich an zwei Nachmittagen. Mit Unterstützung unseres Experten konnte der Business Applications Manager die Automatisierung selbst entwickeln. Er kennt die Automatisierung im Detail und kann sie selbst erweitern und anpassen.

  • Optimierung des automatisierten Prozesses: Parallelverarbeitung von PDFs, parallele Erstellung der Zuordnung von Mitarbeiternummern.
  • Direkter automatisierter Download von Gehaltsabrechnungen aus dem Quellsystem.
  • Dynamische Aktualisierung der Mitarbeiternummernzuordnung für neue oder ausscheidende Mitarbeiter.
Semantic Web Company Cloudomation Customer

Automatisierung der Software Bereitstellung für einen neuen Server

Herausforderung

  • Über 100 Kundenserver weltweit.
  • Manuelles Bereitstellen von Software für Kunden dauert mehr als zwei Stunden.
  • Konfigurationsfehler passieren regelmäßig.
  • Hoher manueller Aufwand, um die Arbeit zu erledigen und danach zusätzliche Zeit für Fehlersuche und Fehlerbehebung.

Lösung

  • Automatisierung der Bereitstellung neuer Server und Installation der Software mit Cloudomation.
  • 8 Stunden Aufwand für die Entwicklung der Automatisierung.

Ergebnis

  • Das Bereitstellen der Software für Kunden auf einem neuen Server dauert jetzt 5 Minuten.
  • Keine Konfigurationsfehler.
  • Vollständiges Logging.
  • Jeder kann neue Server bereitstellen, nicht nur Systemadministratoren.
  • Mehrere Server können zeitgleich bereitgestellt werden.
  • Der neue, voll automatisierte Prozess wurde von den Mitarbeitern voll akzeptiert.
  • Höhere Kundenzufriedenheit.
  • Die Zeit zur Produktivsetzung von Neukunden wurde erheblich reduziert.

Details

  1. Erstellen einer AWS Maschine.
  2. Einrichten von Sicherheitsgruppen.
  3. Konfiguration des Netzwerkes. 
  4. Konfiguration der Festplatte.
  5. Einrichten des Betriebssystems.
  6. Download, Installation und Konfiguration von Abhängigkeiten.
  7. Download, Installation und Konfiguration des Softwareproduktes.
  8. Erstellen von Benutzerkonten für das Softwareprodukt.
  9. Anmeldeinformationen werden an den Systemadministrator geschickt, der eine letzte Prüfung durchführt und die Anmeldeinformationen dann an den Kunden weiterleitet.

Ein Systemadministrator der Semantic Web Company und ein Automatisierungsexperte von Cloudomation saßen einen Nachmittag (4 Stunden) zusammen. Der Systemadministrator konnte kein Python. Mit Unterstützung unseres Experten konnte er die Automatisierung dennoch vollständig selbst entwickeln. Dadurch kennt er die Automatisierung jetzt im Detail und kann sie selbst erweitern und anpassen

  • Erweiterung der Automatisierung um zusätzliche Optionen, z. B. Bereitstellung in verschiedenen Umgebungen und mit verschiedenen Komponenten.
  • Hinzufügen von Schritten davor und danach, z. B. einen Schnelltest nach Abschluss der Bereitstellung.
  • Automatisierung von Updates und anderen Wartungsprozessen für bereits bestehende Kundenserver.

Österreichische Software-Firma

Integration Zeiterfassung und Ticketing-System

Herausforderung

  • Aufgabenplanung und Zeiterfassung findet in verschiedenen Tools statt (Jira und Clockify).
  • Zeiten können nicht zuverlässig zu Aufgaben zugeordnet werden.
  • Abrechnung von Kundenprojekten aufwändig und ungenau.
  • Projektmanager verbringen viel Zeit mit Detektivarbeit. Das führt zu Konflikten im Team.

Lösung

  • Integration von Zeiterfassung in Clockify mit Aufgabenplanung in Jira über Cloudomation.

Ergebnis

  • Zeiterfassung direkt in Jira ist viel schneller. Mitarbeiter*innen müssen kein weiteres Tool verwenden.
  • Höhere Qualität der Zeiterfassung: Beschreibungen und Projekte immer vorhanden und korrekt.
  • Arbeit an Kundenprojekten wird minutengenau erfasst und abgerechnet.
  • Weniger Konflikte im Team um Zeiterfassung.
  • Projektmanager und Entwickler haben mehr Zeit für produktive Arbeit.

Details

  1. Kostenfreies Clockify-Jira-Plugin wurde installiert. Über das Plugin können Zeiten direkt über die Jira-Benutzeroberfläche in Tickets erfasst werden. Das Plugin überträgt die Jira-Ticketnummer und den Titel des Tickets nach Clockify.
  2. Projektmanager können selbst in Jira einzelne Tickets Epics zuweisen, die für Kundenprojekte und interne Projekte stehen.
  3. Mitarbeiter*innen müssen nur noch direkt am Ticket die Zeiterfassung starten. der Rest geschieht automatisch mit Cloudomation:
    • Ticket-Nummer wird aus Beschreibung der Clockify-Zeiterfassung entnommen.
    • Epic wird in Jira abgefragt.
    • Clockify-Projekt wird zu Jira-Epic gemappt.
    • Projekte werden in Clockify korrekt eingetragen.
  4. Zeitaufwand für einzelne Tickets ist jetzt direkt sichtbar. Minutengenaue Abrechnung von Kundenarbeit jetzt möglich.
  5. Projektmanager müssen ihren Kolleg*innen nicht mehr wegen ihrer Zeiterfassung nachlaufen. Zeiten werden nicht mehr Tage und Wochen im nachhinein „rekonstruiert“.
  6. Aufwand für Zeiterfassung für Mitarbeiter deutlich geringer, da sie alles direkt in Jira machen können und keine Beschreibugnen oder Projekte händisch eintragen müssen.

Eine Automatisierungs-Expertin entwickelte die Integration nach Anforderungen einer Projektmanagerin innerhalb eines halben Tages.

  • Automatisch Erstellung von Clockify-Projekten basierend auf Jira-Epics, sodass auch die Projektplanung ausschließlich in Jira stattfinden kann.
  • Benachrichtigungen für Projektmanager wenn Zeit-Pensum für bestimmte Projekte erreicht oder überschritten wird.
  • Automatische Erstellung von Zeitberichten für Kunden aus Clockify Projekten mit schöner Formatierung und nur notwendigen Feldern.
Aras Tiernahrung Cloudomation Customer

Webshop Integration mit Warenwirtschaftssystem (WaWi)

Herausforderung

  • Erfolgreicher Web-Shop ist nicht mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden.
  • Mehr als 4 Stunden Aufwand jede Woche, um Bestellungen händisch vom Web-Shop in das Warenwirtschaftssystem zu übertragen.
  • Rundungsfehler bei der händischen Datenübertragung führen zu unterschiedlichen Preisen in den Systemen.
  • Nur eine Person kann den Prozess durchführen: bei Urlaub oder Krankenstand werden Bestellungen nicht bearbeitet.
  • Der damit verbundene hohe manuelle Aufwand behindert die Umsetzung wichtiger Projekte zur Umsatz- und Profitsteigerung.

Lösung

  • Web-Shop und Warenwirtschaftssystem werden über Cloudomation verbunden.
  • 2 Tage Aufwand, um die Integration zu entwickeln.

Ergebnis

  • Bestellungen werden automatisch verarbeitet.
  • Einsparung von mehr als 4 Stunden / Woche.
  • Preise werden exakt übertragen, keine Rundungsfehler mehr.
  • Bestellungen werden auch bei Urlauben, Krankenständen, an Wochenenden und Nachts verarbeitet.
  • MitarbeiterInnen haben mehr Zeit für wertvollere Aufgaben wie z.B. Kundenbetreuung.
  • Web-Shop kann weiter wachsen: auch viele Bestellungen können ohne Mehraufwand verarbeitet werden.
  • Mehr Zeit für die Verbesserung von Prozessen zur Steigerung von Kundenbindung und Umsatz.
  • Erweiterung des automatischen Prozesses möglich, z.B. Anbindung an Buchhaltungssystem.

Details

  1. Bestelldaten werden vom Magento Web-Shop System in der Cloud über die REST API abgefragt:
    • Produktdaten: ID, Bestellmenge, Rabattcodes.
    • Kundendaten: Name, Lieferadresse, Rechnungsadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
  2. Neue Bestellungen werden alle 30 Minuten vom Web-Shop abgefragt.
  3. Bestelldaten werden über den Cloudomation Satellit in ein lokal laufendes Warenwirtschaftssystem (WaWi) in eine MS SQL Datenbank übertragen. Das WaWi läuft auf einem Rechner im Büro des Händlers.
  4. Wenn der Rechner, auf dem das WaWi läuft, heruntergefahren wird, verbindet sich der Cloudomation Satellit bei Neustart automatisch wieder mit der laufenden Ausführung. Bearbeitung von Bestellungen wird exakt dort fortgesetzt, wo unterbrochen wurde.
  5. Kundendaten werden mit Bestandsdaten abgeglichen. Kunden werden klassifiziert: Bestandskunden oder Neukunden.
  6. Datenbereinigung:
    • Alle Telefonnummern werden in den E.164 Standard transformiert. Jede internationale Telefonnummer kann korrekt verarbeitet werden.
    • Intelligenter Abgleich mit Bestandsdaten für Kunden:
      • Gleicher Name, andere Telefonnummer – Telefonnummer wird aktualisiert.
      • Selber Name, andere Adresse – Adresse wird aktualisiert.
      • Selber Name aber sowohl andere Adresse als auch andere Telefonnummer – neuer Kunde mit neuen Daten wird angelegt.
  7. Neukunden werden im WaWi angelegt.
  8. Bestellung wird im WaWi angelegt. Rechnung und Lieferschein werden erstellt.
  9. Verpackung und Ausliefern sind die letzten händischen Schritte im gesamten Prozess. 

Eine Expertin von Cloudomation führte eine detaillierte Anforderungserhebung mit MitarbeiterInnen von Aras durch. Es folgte eine technische Prüfung in Zusammenarbeit mit externen IT Dienstleistern, welche die betroffenen Aras Systeme entwickelt bzw. angepasst haben und betreiben (Web-Shop und WaWi). 

Entwicklung der Anbindung von Web-Shop und WaWi erfolgte in enger Abstimmung mit Aras. Während einer sechswöchigen Testphase konnte Aras die Anbindung ausführlich testen. Kleine Anpassungen wurden in der Testphase durchgeführt um sicherzustellen, dass alle möglichen Bestellszenarien abgedeckt sind. 

Nach Ende der Testphase folgte die nahtlose Übernahme in den produktiven Betrieb. Kontinuierliche Unterstützung von Aras bei der Benutzung des Prozesses genauso wie die Zusammenarbeit zur Erweiterung des Prozesses stehen jetzt im Fokus. 

Der automatische Prozess kann nun um folgende Schritte erweitert werden:

  • Automatische Weiterleitung von Rechnungsdaten an die Buchhaltungssoftware des Steuerberaters.
  • Automatischer Versand von Gutscheinen und anderen Treuekampagnen per E-Mail an KundInnen zwei Wochen nach einer Bestellung. 
  • Automatischer Versand von Versandbestätigungen per E-Mail an KundInnen, sobald Pakete an Logistikpartner übergeben wurden. 
  • Automatischer Druck der Lieferscheine im Lager: LagermitarbeiterInnen verpacken Bestellungen durch Abarbeitung der Ausdrucke.

Wiener SaaS-Unternehmen

Application Release Automation

Herausforderung

  • Mehrere Releases pro Tag.
  • Bestehende Build-Automatisierung mit dem Service eines beliebten Cloud-Anbieters sehr fehleranfällig.
  • Bestehende Build-Automatisierung dauert 15 Minuten.

Lösung

  • Automatisierung des Build-Prozesses mit Cloudomation.
  • 3 Tage Aufwand für die Entwicklung der Automatisierung.

Ergebnis

  • Deutlich schnellerer Build: 2-3 Minuten.
  • Der Build wird zuverlässig und fehlerfrei abgeschlossen.
  • Das Build-Automatisierungsskript ist viel kürzer und klarer. Vorher: 693 Codezeilen, jetzt: 360 Codezeilen.
  • Genaue Steuerung der Reihenfolge der Build-Schritte jetzt möglich, dadurch stabilerer Build.
  • Erweiterung der Automatisierung ist jetzt möglich.
  • Die Entwickler konzentrieren sich darauf, neue Funktionen zu codieren und herauszubringen, anstatt Release-Fehler zu beheben.

Details

  1. Integration mit dem Git-Versionskontrollsystem: Jeder Git Commit löst automatisch einen Build aus. 
  2. Quellcode wird aus Git extrahiert.
  3. Komponenten werden in fester Reihenfolge erstellt und bereitgestellt. Dies war in Cloudomation viel einfacher als zuvor. 
  4. Der Build ist in 2-3 Minuten abgeschlossen. Zuvor dauerte ein Build rund 15 Minuten. 

Ein Automatisierungsexperte von Cloudomation entwickelte die Automatisierung basierend auf dem zuvor verwendeten Build-Skript. In Zusammenarbeit mit dem Build-Master konnte unser Experte die Eleganz und Leistung des Build-Prozesses erheblich verbessern.

  • Weitere Beschleunigung des Build Prozesses, indem nur geänderte Komponenten neu erstellt werden, anstatt immer einen vollständigen Build auszuführen.
  • Erweiterung der Build-Automatisierung zu vollständiger CI / CD-Pipeline.

Österreichische Software-Firma

Webseiten Management: Release und Backups

Herausforderung

  • Schwierigkeiten beim Verwalten von Änderungen an der Website.
  • Halbfertige Seiten und Änderungen, die noch fehlerhaft waren, wurden häufig versehentlich veröffentlicht.
  • Aktualisierungen von Plugins verursachten häufig Probleme.
  • Keine einfache Möglichkeit, frühere Versionen wiederherzustellen, wenn ein Update Probleme verursacht hat.

Lösung

  • Einrichtung einer separaten Webseite für Entwicklung zusätzlich zur produktiven, öffentlichen Webseite.
  • Automatisierung von Website-Releases, Backups und Rollbacks mit Cloudomation.

Ergebnis

  • Alle Änderungen am Inhalt werden auf der Entwicklungswebsite vorgenommen. Es werden keine halbfertigen Inhalte mehr versehentlich veröffentlicht.
  • Selbst große Änderungen an der Website können nun einfach verwaltet werden.
  • Alle Plugin-Updates werden auf der Entwicklungswebseite getestet. Keine Probleme mehr auf der produktiven Website aufgrund von Updates.
  • Wenn ein Update Probleme auf der Entwicklungswebsite verursacht, kann ein Rollback einfach und schnell durchgeführt werden.
  • Updates werden jetzt viel häufiger durchgeführt, da es einfach und risikofrei ist.
  • Mit jeder Release der Website gibt es jetzt Tests: Alle Formulare und Links werden überprüft. Die Qualität der Website hat sich stark verbessert.

Details

  1. Die Website-Umgebung wurde geklont. Eine wurde als Entwicklungswebsite und die zweite als produktive Website festgelegt.
  2. Für die Entwicklungswebseite und die produktive Website wurden separate URLs definiert. Für die Entwicklungswebsite wurden No-Index- und No-Follow-Flags gesetzt, damit Suchmaschinen keine Besucher zur Entwicklungswebsite führen.
  3. Der Release-Prozess wurde automatisiert:
    • Eine vollständiges Datenbank-Backup sowohl der Entwicklungs- als auch der produktiven Webseite wird erstellt.
    • Das Backup wird in der produktiven Umgebung wiederhergestellt.
    • Basis-URLs werden aktualisiert, um sie an die URLs der produktiven Website anzupassen.
    • No-Index- und No-Follow-Flags werden für die produktive Website entfernt.
    • Auf der neuen produktiven Website wird ein Link-Checker ausgeführt. Alle toten Links werden per E-Mail an die Person gemeldet, die den Webseiten Release-Prozess gestartet hat.
  4. Der Release-Prozess überträgt nicht nur Änderungen der Inhalte, sondern auch alle Updates von Plugins, dem Backend usw.
  5. Die Person, die den Release-Prozess startet, wird nach Abschluss der Release per E-Mail informiert. Der gesamte Prozess dauert etwa sieben Minuten (einschließlich des Link-Checkers). 
  6. Bei Problemen mit der Website kann ein Rollback durchgeführt werden. Jedes alte Backup kann auf der produktiven Website wiederhergestellt werden. Normalerweise wird das Backup, das direkt vor der Release erstellt wurde, wiederhergestellt.
  7. Das Wiederherstellen eines Backups dauert etwa drei Minuten.
  8. Aktualisierungen von Plugins werden vor der Release aus der Entwicklungswebseite getestet. Es werden nur funktionierende Updates auf de produktive Webseite übernommen.
  9. Da der Release-Prozess so einfach ist, werden Änderungen häufig veröffentlicht. Es werden keine Änderungen mehr direkt auf der produktiven Webseite vorgenommen.

Ein Cloudomation-Automatisierungsexperte arbeitete mit dem Marketingteam zusammen, um den Release-Prozess zu entwickeln. Eine erste Version war in weniger als einer Woche fertig, mit einem Gesamtaufwand von etwa zwei Tagen. In den folgenden sechs Wochen wurden iterative Verbesserungen hinzugefügt, um den Prozess weiter zu verbessern. Der Gesamtaufwand betrug ungefähr drei Tage. Jetzt hat das Marketing-Team die Kontrolle über den Release-Prozess, Updates, Tests und sogar das Wiederherstellen von Backups, ohne von der IT abhängig zu sein.

Durch das erfolgreiche Projekt wurde das Marketing-Team ein großer Fan von Automatisierung. Es sind viele Ideen entstanden, wo Automatisierung ebenfalls helfen könnte:

  • Überprüfung der Ladezeiten von einzelnen Unterseiten im Release-Prozess.
  • Anbindung der Newsletter-Software an Standard Formulare auf der Webseite. Derzeit findet die Newsletter-Anmeldung über ein Plugin statt, welches nur wenige Design-Möglichkeiten bietet.
  • Flexible Integration anderer Formulare auf der Website mit anderen Tools, z. Kalender, Ticketsystem und CRM.
  • Automatisches Aufräumen des Websiten-Backends: Entfernen nicht verwendeter Elemente aus der Medienbibliothek, Archivieren privater Seiten und Vorlagen, die lange Zeit nicht verwendet wurden usw.
  • Verfügbarkeits- und Performance-Überwachung der Website.

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