Erfolgsgeschichten

Deutscher ERP-Software Hersteller

Automatische Datenübertragung von Rexx HR in zentrale Datenbank

Herausforderung

  • Personaldaten in Rexx Personalsoftware für Management nicht zugänglich.
  • Keine Sichtbarkeit und keine Auswertung von Personaldaten von 1200 Angestellten.
  • Ohne eine auswertbare Datenbasis stützt das Management Entscheidungen auf aufwändige, manuelle, seltene Berichte die auf händischer Recherche in der Rexx Personalsoftware beruhen.
  • Es gibt keine Kennzahlen für den Personalbereich.

Lösung

  • Automatisierte Datenabfrage , -validierung, -aufbereitung und Ladung von strukturierten Daten in eine zentral Datenbank mittels Cloudomation.
  • 6 Tage Aufwand für die Entwicklung der Automatisierung.

Ergebnis

  • Personaldaten von 1200 Angestellten in strukturiertem Format in der zentralen Datenbank verfügbar.
  • Regelmäßige Berichte werden automatisiert auf Basis der konsolidierten Daten erstellt.
  • Mit voller Sichtbarkeit der Personaldaten hat das Management eine solide Basis für Entscheidungen.
  • Daten werden bei jeder Ladung sorgfältig überprüft. Fehlende oder falsche Daten werden sofort gefunden.
  • Benachrichtigungen bei fehlerhaften Daten werden unmittelbar verschickt. So können Fehler schnell behoben werden. Datenverlust und Probleme in der weiteren Verarbeitung werden verhindert.
  • In der zentralen Datenbank können die Personaldaten mit weiteren Datenquellen verbunden und gemeinsam ausgewertet werden, z.B. Finanzdaten.
  • Es werden keine aufwändigen, fehleranfälligen Berichte basierend auf händischer Recherche in der Rexx Personalsoftware mehr geschrieben.

Details

  1. Eine Cloudomation on-premise Installation wurde im Rechenzentrum von der Firma aufgesetzt.
  2. Daten werden von mehreren JSON Schnittstellen der Rexx Personalsoftware abgefragt.
    • Verschiedene Datenkategorien werden von mehreren Schnittstellen abgefragt.
    • Aufgrund von Einschränkungen der Rexx Schnittstellen kann nur eine gewisse Datenmenge von einer einzelnen Schnittstelle abgefragt werden. Daher werden Datensätze aufgeteilt und in mehreren Teilen von verschiedenen Schnittstellen abgefragt.
  3. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt wenn Zugriff auf eine oder mehrere Schnittstelle fehlschlägt.
  4. Für jede Datenkategorie werden die einzelnen Teile der Datensätze überprüft:
    •  Überprüfung ob die gleiche Anzahl an Zeilen für jeden Teil vorhanden ist.
    • Überprüfung ob die Daten vollständig sind.
  5. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt falls die Überprüfung der Daten fehlschlägt.
  6. Die Daten werden für die Weiterverarbeitung vorbereitet:
    • Textfelder, welche Geldbeträge und Währungsinformationen beinhalten werden in ein numerisches Feld für den Betrag und ein Textfeld für die Währungsinformation aufgetrennt.
    • Datentypen werden festgelegt.
    • Die einzelnen Teile der Datensätze werden in Tabellenformat zusammengeführt.
    • Spaltennamen werden nach Anforderungen der zentralen Datenbank umbenannt.
  7. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt, wenn in der Datenaufbereitung Fehler auftreten. 
  8.  Daten werden in die zentrale Datenbank geladen.
  9. In der Datenbank wird eine Stored Procedure aufgerufen, welche die geladenen Daten weiterverarbeitet.
  10. Das Ergebnis der Stored Procedure wird von Cloudomation überwacht. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt wenn bei der Ausführung der Stored Procedure Fehler auftreten.

Ein Cloudomation Automatisierungsexperte und eine Cloudomation Projektmanagerin erhoben in Zusammenarbeit mit allen betroffenen internen und externen Personen detaillierte Anforderungen. In enger Absprache mit Vertretern der Fachbereiche koordinierte das Cloudomation Team mit allen notwendigen internen und externen Personen um Zugriffe und Informationen zur Umsetzung zu erhalten. Der automatisierte Prozess wurde in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern entwickeln, welche im Auftrag von der Firma die zentrale Datenbank betreuen und weiterentwickeln. 

  • Hinzufügen weiterer HR Datenkategorien zur automatisierten Datenladung.
  • Ausbau der Überwachung (monitoring) der Weiterverarbeitung der Daten und Erstellung der Berichte um die erfolgreiche Durchführung des gesamten Prozesses sicherzustellen, inklusive der Schritte, die außerhalb von Cloudomation stattfinden. 
  • Automatisierung der Anlieferung der verarbeiteten Personaldaten an weitere Software für Projektmanagement, Ticketing und ERP.
  • Als zentrale Plattform für Automatisierung, Orchestrierung und Überwachung von Datenintegrationsprozessen ermöglicht Cloudomation die Umsetzung höchster Qualität im unternehmensinternen Datenmanagement bei der Firma.

German ERP-Software Company

Reduce ServiceNow Licence Cost through Data Integration

Challenge

  • Seat-based licensing model of ServiceNow customer support platform leads to high cost.
  • Dozens of people do not have access to relevant data due to lack of costly ServiceNow licenses
  • Only customer service agents get costly ServiceNow licenses. Account managers, project managers, developers and other stakeholders do not have access to relevant customer support requests on the ServiceNow platform.
  • Poor customer service due to lack of access to information.

Solution

  • Customer support ticket information is extracted from ServiceNow and automatically transferred to internal documentation platform in near-real-time with Cloudomation.
  • 4 days of effort to set up the integration.

Result

  • Customer support information is available to all relevant stakeholders.
  • No need for additional costly ServiceNow licenses.
  • Significant improvement in customer support speed and quality.
  • Significanlty lower license cost.
  • Customer support data is now also available for analysis and combination with other data sources, e.g. customer contract value.

Details

  1. A Cloudomation on-premise instance was set up within company’s data center.
  2. Data is requested from several JSON APIs from the Rexx HR software.
    1. Different data categories are accessed via different API endpoints. 
    2. Due to limitations of REXX HR APIs, only a specific amount of data can be accessed via one API. Therefore, data sets are split up and accessed in parts from different APIs.
  3. E-mail notifications are sent in case of persistent failure to access any API.
  4. For each of the data categories, all the individual data parts are validated:
    1. Check if the same number of records exists for each part.
    2. Check if data is complete.
  5. E-mail notifications are sent if data checks fail.
  6. Data is prepared for further processing:
    1. String fields contain amounts and currency information as string are split up into numeric fields for amount, and a separate currency column.
    2. Data types are set.
    3. Data sets are merged.
    4. Column names are changed to fit requirements of the DWH.
  7. E-mail  notifications are sent if data pre-processing fails.
  8. Data is loaded into DWH.
  9. Stored procedure for reporting is triggered in the DWH. 
  10. Result of stored procedure is monitored. E-mail notifications are sent if the stored procedure returns an error.

A Cloudomation automation expert and a Cloudomation project manager coordinated with internal and external stakeholders to conduct detailed requirements engineering. In close consultation with company’s business stakeholders, Cloudomation project management coordinated with client’s internal functions to gather all necessary information and accesses. The automated process was developed in close collaboration with external developers responsible for the DWH and the reporting process. 

  • Add additional HR data categories to the data processing pipeline.
  • Add more detailed monitoring of post-processing in DWH to ensure success of the entire process, including the steps happening outside of Cloudomation.
  • Automate data delivery of processed HR data from DWH to project management software, ticketing software and ERP software. 
  • Cloudomation will support the client in achieving gold-standard data management across departments and data siloes by functioning as central automation, orchestration and monitoring layer for data integration. 

apsa - Effizientes IT Recruiting

Veröffentlichen von Stellenausschreibungen

Herausforderung

  • Stellenausschreibungen werden händisch aus dem CRM System in eine Jobbörse kopiert.
  • Hochbezahlte Recruitment Consultants verbringen viel Zeit mit copy-paste.
  • Fehler passieren.

Lösung

  • Integration von CRM mit Jobbörse über Cloudomation.

Ergebnis

  • Neue und geänderte Stellenausschreibungen werden automatisiert übertragen.
  • Recruitment Consultants haben mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit.
  • Keine copy-paste Fehler und keine veralteten Stellenausschreibungen mehr.

Details

Großes Österreichisches Unternehmen

Automatische Bearbeitung von IT-Security Vorfällen

Herausforderung

  • IT-Security Vorfälle werden von hochbezahlten Spezialisten manuell bearbeitet.
  • Experten verbringen viel Zeit mit copy-paste Arbeit.

Lösung

  • Automatisierung von 80% der Prozessschritte für zwei häufige IT Security Vorfälle: data breach und phishing E-Mails.

Ergebnis

  • Bis zu 4 Stunden Zeitersparnis pro Woche für hochbezahlte IT-Security Experten.
  • Schnellere und fehlerfreie Bearbeitung von data breach und phishing E-Mail Vorfällen.

Details

Phishing-E-Mail Vorfälle:

  1. Anbindung von Cloudomation an eine Office365 E-Mail-Inbox, an welche Phishing- und andere Schadens-E-Mails von den über 1000 Mitarbeiter*innen des Kunden gemeldet werden. Cloudomation überwacht die Inbox kontinuierlich. Durch Einlangen eines E-Mails wird der automatische Prozess angestoßen.
  2. Cloudomation extrahiert alle Links und Anhänge aus dem E-Mail.
  3. Cloudomation überträgt Links und Anhänge an zwei Analyse-Tools: JoeSandbox sowie VirusTotal. 
  4. Cloudomation durchsucht unternehmensweit die Office365 E-Mail Eingänge aller Mitarbeiter*innen nach E-Mails mit dem gleichen Betreff oder Inhalt und identifiziert so weitere Emfänger der Schadens-E-Mail.
  5. Cloudomation legt ein Ticket im Redmine Ticketing-System an. Im Ticket dokumentiert Cloudomation:
    1. Das E-Mail selbst und die Person, die das E-Mail gemeldet hat.
    2. Die Analyse-Ergebnisse von JoeSandbox und VirusTotal.
    3. Alle weiteren Emfänger der E-Mails, die identifiziert wurden.
  6. Cloudomation weißt das Ticket zur weiteren Bearbeitung einem IT-Security-Spezialisten zu. Dieser entscheidet mit seinem Expertenwissen, wie weiter vorzugehen ist. Damit konzentrieren sich die IT-Security-Spezialisten auf Tätigkeit, die Ihre Expertise und Ihr Fachwissen erfordert. Alle notwendigen Informationen werden automatisiert zur Verfügung gestellt. 

Cloudomation wurde on-premise beim Kunden installiert. Nach einer halbtätigen Einschulung übernahm der Kunde selbst Betrieb und Wartung der Plattform, sowie die Entwicklung von Flow-Skripten. Expert*innen von Cloudomation unterstützen bei Bedarf bei konkreten Fragen. 

Teil-automatisierung weiterer IT-Security Prozesse, die derzeit händisch durchgeführt werden.

Erweiterung der automatischen Prozesse um Schritte, die standardisiert werden können wie z.B. automatishes Löschen von Schadens-E-Mails aus den Inboxen aller Mitarbeiter*innen 

Schweizer Software-Unternehmen

Gehaltsabrechnungen werden automatisch in das HR System hochgeladen

Herausforderung

  • Über 300 Mitarbeiter benötigen Zugriff auf Gehaltsabrechnungen im HR-Tool.
  • Manuelles Hochladen der Gehaltsabrechnungen ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig.
  • In der vorhandenen Integrationslösung fehlen wichtige Funktionen: Es können aus den PDF-Gehaltsabrechnungen keine Mitarbeiternummer extrahiert werden und es können keine PDF-Dateien in das HR-Tool hochgeladen werden.

Lösung

  • Automatisierung der Übertragung von Gehaltsabrechnungen mit Cloudomation.
  • 12 Stunden Aufwand für die Entwicklung der Automatisierung.

Ergebnis

  • Gehaltsabrechnungen werden automatisch geliefert.
  • Die Lieferung der korrekten Gehaltsabrechnung an jeden Mitarbeiter ist gewährleistet.
  • Vollständig dokumentierter Prüfpfad für die Lieferung von Gehaltsabrechnungen.
  • Benachrichtigungen für ungültige Mitarbeiternummern und überzählige Gehaltsabrechnungen.
  • Der Prozess kann erweitert werden, um mehr Aufgaben in der Personalverwaltung zu automatisieren.

Details

  1. Cloudomation analysiert Gehaltsabrechnungs-PDF-Dateien und extrahiert die Mitarbeiternummer.
  2. Cloudomation greift auf die HR-Datenbank zu, um die Zuordnung von Mitarbeiternummern zwischen dem Gehaltsabrechnungs-Tool und dem HR-Tool zu überprüfen, da die zwei Lösungen unterschiedliche Mitarbeiter-Nummerierungssysteme verwenden.
  3. Cloudomation überprüft, ob jede Gehaltsabrechnung einem Mitarbeiter zugeordnet werden kann und ob jeder Mitarbeiter eine Gehaltsabrechnung erhalten hat.
  4. Cloudomation erstellt einen Bericht mit allen erfolgreichen Uploads und allen aufgetretenen Problemen. Bei Problemen werden alle gültigen PDFs hochgeladen.
  5. Cloudomation lädt die einzelnen Gehaltsabrechnungen für jeden Mitarbeiter im HR-Tool hoch. Mitarbeiter können jetzt ihre Gehaltsabrechnungen im HR-Tool einsehen und herunterladen. 

Ein Business Applications Manager des Kunden und ein Automatisierungsexperte von Cloudomation trafen sich an zwei Nachmittagen. Mit Unterstützung unseres Experten konnte der Business Applications Manager die Automatisierung selbst entwickeln. Er kennt die Automatisierung im Detail und kann sie selbst erweitern und anpassen.

  • Optimierung des automatisierten Prozesses: Parallelverarbeitung von PDFs, parallele Erstellung der Zuordnung von Mitarbeiternummern.
  • Direkter automatisierter Download von Gehaltsabrechnungen aus dem Quellsystem.
  • Dynamische Aktualisierung der Mitarbeiternummernzuordnung für neue oder ausscheidende Mitarbeiter.

Automatisierung der Software Bereitstellung für einen neuen Server

Herausforderung

  • Über 100 Kundenserver weltweit.
  • Manuelles Bereitstellen von Software für Kunden dauert mehr als zwei Stunden.
  • Konfigurationsfehler passieren regelmäßig.
  • Hoher manueller Aufwand, um die Arbeit zu erledigen und danach zusätzliche Zeit für Fehlersuche und Fehlerbehebung.

Lösung

  • Automatisierung der Bereitstellung neuer Server und Installation der Software mit Cloudomation.
  • 8 Stunden Aufwand für die Entwicklung der Automatisierung.

Ergebnis

  • Das Bereitstellen der Software für Kunden auf einem neuen Server dauert jetzt 5 Minuten.
  • Keine Konfigurationsfehler.
  • Vollständiges Logging.
  • Jeder kann neue Server bereitstellen, nicht nur Systemadministratoren.
  • Mehrere Server können zeitgleich bereitgestellt werden.
  • Der neue, voll automatisierte Prozess wurde von den Mitarbeitern voll akzeptiert.
  • Höhere Kundenzufriedenheit.
  • Die Zeit zur Produktivsetzung von Neukunden wurde erheblich reduziert.

Details

  1. Erstellen einer AWS Maschine.
  2. Einrichten von Sicherheitsgruppen.
  3. Konfiguration des Netzwerkes. 
  4. Konfiguration der Festplatte.
  5. Einrichten des Betriebssystems.
  6. Download, Installation und Konfiguration von Abhängigkeiten.
  7. Download, Installation und Konfiguration des Softwareproduktes.
  8. Erstellen von Benutzerkonten für das Softwareprodukt.
  9. Anmeldeinformationen werden an den Systemadministrator geschickt, der eine letzte Prüfung durchführt und die Anmeldeinformationen dann an den Kunden weiterleitet.

Ein Systemadministrator der Semantic Web Company und ein Automatisierungsexperte von Cloudomation saßen einen Nachmittag (4 Stunden) zusammen. Der Systemadministrator konnte kein Python. Mit Unterstützung unseres Experten konnte er die Automatisierung dennoch vollständig selbst entwickeln. Dadurch kennt er die Automatisierung jetzt im Detail und kann sie selbst erweitern und anpassen

  • Erweiterung der Automatisierung um zusätzliche Optionen, z. B. Bereitstellung in verschiedenen Umgebungen und mit verschiedenen Komponenten.
  • Hinzufügen von Schritten davor und danach, z. B. einen Schnelltest nach Abschluss der Bereitstellung.
  • Automatisierung von Updates und anderen Wartungsprozessen für bereits bestehende Kundenserver.

Österreichische Software-Firma

Integration Zeiterfassung und Ticketing-System

Herausforderung

  • Aufgabenplanung und Zeiterfassung findet in verschiedenen Tools statt (Jira und Clockify).
  • Zeiten können nicht zuverlässig zu Aufgaben zugeordnet werden.
  • Abrechnung von Kundenprojekten aufwändig und ungenau.
  • Projektmanager verbringen viel Zeit mit Detektivarbeit. Das führt zu Konflikten im Team.

Lösung

  • Integration von Zeiterfassung in Clockify mit Aufgabenplanung in Jira über Cloudomation.

Ergebnis

  • Zeiterfassung direkt in Jira ist viel schneller. Mitarbeiter*innen müssen kein weiteres Tool verwenden.
  • Höhere Qualität der Zeiterfassung: Beschreibungen und Projekte immer vorhanden und korrekt.
  • Arbeit an Kundenprojekten wird minutengenau erfasst und abgerechnet.
  • Weniger Konflikte im Team um Zeiterfassung.
  • Projektmanager und Entwickler haben mehr Zeit für produktive Arbeit.

Details

  1. Kostenfreies Clockify-Jira-Plugin wurde installiert. Über das Plugin können Zeiten direkt über die Jira-Benutzeroberfläche in Tickets erfasst werden. Das Plugin überträgt die Jira-Ticketnummer und den Titel des Tickets nach Clockify.
  2. Projektmanager können selbst in Jira einzelne Tickets Epics zuweisen, die für Kundenprojekte und interne Projekte stehen.
  3. Mitarbeiter*innen müssen nur noch direkt am Ticket die Zeiterfassung starten. der Rest geschieht automatisch mit Cloudomation:
    • Ticket-Nummer wird aus Beschreibung der Clockify-Zeiterfassung entnommen.
    • Epic wird in Jira abgefragt.
    • Clockify-Projekt wird zu Jira-Epic gemappt.
    • Projekte werden in Clockify korrekt eingetragen.
  4. Zeitaufwand für einzelne Tickets ist jetzt direkt sichtbar. Minutengenaue Abrechnung von Kundenarbeit jetzt möglich.
  5. Projektmanager müssen ihren Kolleg*innen nicht mehr wegen ihrer Zeiterfassung nachlaufen. Zeiten werden nicht mehr Tage und Wochen im nachhinein „rekonstruiert“.
  6. Aufwand für Zeiterfassung für Mitarbeiter deutlich geringer, da sie alles direkt in Jira machen können und keine Beschreibugnen oder Projekte händisch eintragen müssen.

Eine Automatisierungs-Experting entwickelte die Integration nach anforderungen einer Projektmanagerin innerhalb eines halben Tages.

  • Automatisch Erstellung von Clockify-Projekten basierend auf Jira-Epics, sodass auch die Projektplanung ausschließlich in Jira stattfinden kann.
  • Benachrichtigungen für Projektmanager wenn Zeit-Pensum für bestimmte Projekte erreicht oder überschritten wird.
  • Automatische Erstellung von Zeitberichten für Kunden aus Clockify Projekten mit schöner Formatierung und nur notwendigen Feldern.

Webshop Integration mit Warenwirtschaftssystem (WaWi)

Herausforderung

  • Erfolgreicher Web-Shop ist nicht mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden.
  • Mehr als 4 Stunden Aufwand jede Woche, um Bestellungen händisch vom Web-Shop in das Warenwirtschaftssystem zu übertragen.
  • Rundungsfehler bei der händischen Datenübertragung führen zu unterschiedlichen Preisen in den Systemen.
  • Nur eine Person kann den Prozess durchführen: bei Urlaub oder Krankenstand werden Bestellungen nicht bearbeitet.
  • Der damit verbundene hohe manuelle Aufwand behindert die Umsetzung wichtiger Projekte zur Umsatz- und Profitsteigerung.

Lösung

  • Web-Shop und Warenwirtschaftssystem werden über Cloudomation verbunden.
  • 2 Tage Aufwand, um die Integration zu entwickeln.

Ergebnis

  • Bestellungen werden automatisch verarbeitet.
  • Einsparung von mehr als 4 Stunden / Woche.
  • Preise werden exakt übertragen, keine Rundungsfehler mehr.
  • Bestellungen werden auch bei Urlauben, Krankenständen, an Wochenenden und Nachts verarbeitet.
  • MitarbeiterInnen haben mehr Zeit für wertvollere Aufgaben wie z.B. Kundenbetreuung.
  • Web-Shop kann weiter wachsen: auch viele Bestellungen können ohne Mehraufwand verarbeitet werden.
  • Mehr Zeit für die Verbesserung von Prozessen zur Steigerung von Kundenbindung und Umsatz.
  • Erweiterung des automatischen Prozesses möglich, z.B. Anbindung an Buchhaltungssystem.

Details

  1. Bestelldaten werden vom Magento Web-Shop System in der Cloud über die REST API abgefragt:
    • Produktdaten: ID, Bestellmenge, Rabattcodes.
    • Kundendaten: Name, Lieferadresse, Rechnungsadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
  2. Neue Bestellungen werden alle 30 Minuten vom Web-Shop abgefragt.
  3. Bestelldaten werden über den Cloudomation Satellit in ein lokal laufendes Warenwirtschaftssystem (WaWi) in eine MS SQL Datenbank übertragen. Das WaWi läuft auf einem Rechner im Büro des Händlers.
  4. Wenn der Rechner, auf dem das WaWi läuft, heruntergefahren wird, verbindet sich der Cloudomation Satellit bei Neustart automatisch wieder mit der laufenden Ausführung. Bearbeitung von Bestellungen wird exakt dort fortgesetzt, wo unterbrochen wurde.
  5. Kundendaten werden mit Bestandsdaten abgeglichen. Kunden werden klassifiziert: Bestandskunden oder Neukunden.
  6. Datenbereinigung:
    • Alle Telefonnummern werden in den E.164 Standard transformiert. Jede internationale Telefonnummer kann korrekt verarbeitet werden.
    • Intelligenter Abgleich mit Bestandsdaten für Kunden:
      • Gleicher Name, andere Telefonnummer – Telefonnummer wird aktualisiert.
      • Selber Name, andere Adresse – Adresse wird aktualisiert.
      • Selber Name aber sowohl andere Adresse als auch andere Telefonnummer – neuer Kunde mit neuen Daten wird angelegt.
  7. Neukunden werden im WaWi angelegt.
  8. Bestellung wird im WaWi angelegt. Rechnung und Lieferschein werden erstellt.
  9. Verpackung und Ausliefern sind die letzten händischen Schritte im gesamten Prozess. 

Eine Expertin von Cloudomation führte eine detaillierte Anforderungserhebung mit MitarbeiterInnen von Aras durch. Es folgte eine technische Prüfung in Zusammenarbeit mit externen IT Dienstleistern, welche die betroffenen Aras Systeme entwickelt bzw. angepasst haben und betreiben (Web-Shop und WaWi). 

Entwicklung der Anbindung von Web-Shop und WaWi erfolgte in enger Abstimmung mit Aras. Während einer sechswöchigen Testphase konnte Aras die Anbindung ausführlich testen. Kleine Anpassungen wurden in der Testphase durchgeführt um sicherzustellen, dass alle möglichen Bestellszenarien abgedeckt sind. 

Nach Ende der Testphase folgte die nahtlose Übernahme in den produktiven Betrieb. Kontinuierliche Unterstützung von Aras bei der Benutzung des Prozesses genauso wie die Zusammenarbeit zur Erweiterung des Prozesses stehen jetzt im Fokus. 

Der automatische Prozess kann nun um folgende Schritte erweitert werden:

  • Automatische Weiterleitung von Rechnungsdaten an die Buchhaltungssoftware des Steuerberaters.
  • Automatischer Versand von Gutscheinen und anderen Treuekampagnen per E-Mail an KundInnen zwei Wochen nach einer Bestellung. 
  • Automatischer Versand von Versandbestätigungen per E-Mail an KundInnen, sobald Pakete an Logistikpartner übergeben wurden. 
  • Automatischer Druck der Lieferscheine im Lager: LagermitarbeiterInnen verpacken Bestellungen durch Abarbeitung der Ausdrucke.

Wiener SaaS-Unternehmen

Application Release Automation

Herausforderung

  • Mehrere Releases pro Tag.
  • Bestehende Build-Automatisierung mit dem Service eines beliebten Cloud-Anbieters sehr fehleranfällig.
  • Bestehende Build-Automatisierung dauert 15 Minuten.

Lösung

  • Automatisierung des Build-Prozesses mit Cloudomation.
  • 3 Tage Aufwand für die Entwicklung der Automatisierung.

Ergebnis

  • Deutlich schnellerer Build: 2-3 Minuten.
  • Der Build wird zuverlässig und fehlerfrei abgeschlossen.
  • Das Build-Automatisierungsskript ist viel kürzer und klarer. Vorher: 693 Codezeilen, jetzt: 360 Codezeilen.
  • Genaue Steuerung der Reihenfolge der Build-Schritte jetzt möglich, dadurch stabilerer Build.
  • Erweiterung der Automatisierung ist jetzt möglich.
  • Die Entwickler konzentrieren sich darauf, neue Funktionen zu codieren und herauszubringen, anstatt Release-Fehler zu beheben.

Details

  1. Integration mit dem Git-Versionskontrollsystem: Jeder Git Commit löst automatisch einen Build aus. 
  2. Quellcode wird aus Git extrahiert.
  3. Komponenten werden in fester Reihenfolge erstellt und bereitgestellt. Dies war in Cloudomation viel einfacher als zuvor. 
  4. Der Build ist in 2-3 Minuten abgeschlossen. Zuvor dauerte ein Build rund 15 Minuten. 

Ein Automatisierungsexperte von Cloudomation entwickelte die Automatisierung basierend auf dem zuvor verwendeten Build-Skript. In Zusammenarbeit mit dem Build-Master konnte unser Experte die Eleganz und Leistung des Build-Prozesses erheblich verbessern.

  • Weitere Beschleunigung des Build Prozesses, indem nur geänderte Komponenten neu erstellt werden, anstatt immer einen vollständigen Build auszuführen.
  • Erweiterung der Build-Automatisierung zu vollständiger CI / CD-Pipeline.

Österreichische Software-Firma

Webseiten Management: Release und Backups

Herausforderung

  • Schwierigkeiten beim Verwalten von Änderungen an der Website.
  • Halbfertige Seiten und Änderungen, die noch fehlerhaft waren, wurden häufig versehentlich veröffentlicht.
  • Aktualisierungen von Plugins verursachten häufig Probleme.
  • Keine einfache Möglichkeit, frühere Versionen wiederherzustellen, wenn ein Update Probleme verursacht hat.

Lösung

  • Einrichtung einer separaten Webseite für Entwicklung zusätzlich zur produktiven, öffentlichen Webseite.
  • Automatisierung von Website-Releases, Backups und Rollbacks mit Cloudomation.

Ergebnis

  • Alle Änderungen am Inhalt werden auf der Entwicklungswebsite vorgenommen. Es werden keine halbfertigen Inhalte mehr versehentlich veröffentlicht.
  • Selbst große Änderungen an der Website können nun einfach verwaltet werden.
  • Alle Plugin-Updates werden auf der Entwicklungswebseite getestet. Keine Probleme mehr auf der produktiven Website aufgrund von Updates.
  • Wenn ein Update Probleme auf der Entwicklungswebsite verursacht, kann ein Rollback einfach und schnell durchgeführt werden.
  • Updates werden jetzt viel häufiger durchgeführt, da es einfach und risikofrei ist.
  • Mit jeder Release der Website gibt es jetzt Tests: Alle Formulare und Links werden überprüft. Die Qualität der Website hat sich stark verbessert.

Details

  1. Die Website-Umgebung wurde geklont. Eine wurde als Entwicklungswebsite und die zweite als produktive Website festgelegt.
  2. Für die Entwicklungswebseite und die produktive Website wurden separate URLs definiert. Für die Entwicklungswebsite wurden No-Index- und No-Follow-Flags gesetzt, damit Suchmaschinen keine Besucher zur Entwicklungswebsite führen.
  3. Der Release-Prozess wurde automatisiert:
    • Eine vollständiges Datenbank-Backup sowohl der Entwicklungs- als auch der produktiven Webseite wird erstellt.
    • Das Backup wird in der produktiven Umgebung wiederhergestellt.
    • Basis-URLs werden aktualisiert, um sie an die URLs der produktiven Website anzupassen.
    • No-Index- und No-Follow-Flags werden für die produktive Website entfernt.
    • Auf der neuen produktiven Website wird ein Link-Checker ausgeführt. Alle toten Links werden per E-Mail an die Person gemeldet, die den Webseiten Release-Prozess gestartet hat.
  4. Der Release-Prozess überträgt nicht nur Änderungen der Inhalte, sondern auch alle Updates von Plugins, dem Backend usw.
  5. Die Person, die den Release-Prozess startet, wird nach Abschluss der Release per E-Mail informiert. Der gesamte Prozess dauert etwa sieben Minuten (einschließlich des Link-Checkers). 
  6. Bei Problemen mit der Website kann ein Rollback durchgeführt werden. Jedes alte Backup kann auf der produktiven Website wiederhergestellt werden. Normalerweise wird das Backup, das direkt vor der Release erstellt wurde, wiederhergestellt.
  7. Das Wiederherstellen eines Backups dauert etwa drei Minuten.
  8. Aktualisierungen von Plugins werden vor der Release aus der Entwicklungswebseite getestet. Es werden nur funktionierende Updates auf de produktive Webseite übernommen.
  9. Da der Release-Prozess so einfach ist, werden Änderungen häufig veröffentlicht. Es werden keine Änderungen mehr direkt auf der produktiven Webseite vorgenommen.

Ein Cloudomation-Automatisierungsexperte arbeitete mit dem Marketingteam zusammen, um den Release-Prozess zu entwickeln. Eine erste Version war in weniger als einer Woche fertig, mit einem Gesamtaufwand von etwa zwei Tagen. In den folgenden sechs Wochen wurden iterative Verbesserungen hinzugefügt, um den Prozess weiter zu verbessern. Der Gesamtaufwand betrug ungefähr drei Tage. Jetzt hat das Marketing-Team die Kontrolle über den Release-Prozess, Updates, Tests und sogar das Wiederherstellen von Backups, ohne von der IT abhängig zu sein.

Durch das erfolgreiche Projekt wurde das Marketing-Team ein großer Fan von Automatisierung. Es sind viele Ideen entstanden, wo Automatisierung ebenfalls helfen könnte:

  • Überprüfung der Ladezeiten von einzelnen Unterseiten im Release-Prozess.
  • Anbindung der Newsletter-Software an Standard Formulare auf der Webseite. Derzeit findet die Newsletter-Anmeldung über ein Plugin statt, welches nur wenige Design-Möglichkeiten bietet.
  • Flexible Integration anderer Formulare auf der Website mit anderen Tools, z. Kalender, Ticketsystem und CRM.
  • Automatisches Aufräumen des Websiten-Backends: Entfernen nicht verwendeter Elemente aus der Medienbibliothek, Archivieren privater Seiten und Vorlagen, die lange Zeit nicht verwendet wurden usw.
  • Verfügbarkeits- und Performance-Überwachung der Website.

Schreiben Sie Ihre Erfolgsgeschichte!

Finden Sie heraus, wie Sie Ihre Prozesse durch Automatisierung verbessern können.

Kostenlose Beratung buchen