Erfolgsgeschichten

Automatische Datenübertragung von Rexx HR in zentrale Datenbank

Herausforderung

  • Personaldaten in Rexx Personalsoftware für Management nicht zugänglich.
  • Keine Sichtbarkeit und keine Auswertung von Personaldaten von 1200 Angestellten.
  • Ohne eine auswertbare Datenbasis stützt das Management Entscheidungen auf aufwändige, manuelle, seltene Berichte die auf händischer Recherche in der Rexx Personalsoftware beruhen.
  • Es gibt keine Kennzahlen für den Personalbereich.

Lösung

  • Automatisierte Datenabfrage , -validierung, -aufbereitung und Ladung von strukturierten Daten in eine zentral Datenbank mittels Cloudomation.
  • 6 Tage Aufwand für die Entwicklung der Automatisierung.

Ergebnis

  • Personaldaten von 1200 Angestellten in strukturiertem Format in der zentralen Datenbank verfügbar.
  • Regelmäßige Berichte werden automatisiert auf Basis der konsolidierten Daten erstellt.
  • Mit voller Sichtbarkeit der Personaldaten hat das Management eine solide Basis für Entscheidungen.
  • Daten werden bei jeder Ladung sorgfältig überprüft. Fehlende oder falsche Daten werden sofort gefunden.
  • Benachrichtigungen bei fehlerhaften Daten werden unmittelbar verschickt. So können Fehler schnell behoben werden. Datenverlust und Probleme in der weiteren Verarbeitung werden verhindert.
  • In der zentralen Datenbank können die Personaldaten mit weiteren Datenquellen verbunden und gemeinsam ausgewertet werden, z.B. Finanzdaten.
  • Es werden keine aufwändigen, fehleranfälligen Berichte basierend auf händischer Recherche in der Rexx Personalsoftware mehr geschrieben.

Details

  1. Eine Cloudomation on-premise Installation wurde im Rechenzentrum von proALPHA aufgesetzt.
  2. Daten werden von mehreren JSON Schnittstellen der Rexx Personalsoftware abgefragt.
    1. Verschiedene Datenkategorien werden von mehreren Schnittstellen abgefragt.
    2. Aufgrund von Einschränkungen der Rexx Schnittstellen kann nur eine gewisse Datenmenge von einer einzelnen Schnittstelle abgefragt werden. Daher werden Datensätze aufgeteilt und in mehreren Teilen von verschiedenen Schnittstellen abgefragt.
  3. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt wenn Zugriff auf eine oder mehrere Schnittstelle fehlschlägt.
  4. Für jede Datenkategorie werden die einzelnen Teile der Datensätze überprüft:
    1.  Überprüfung ob die gleiche Anzahl an Zeilen für jeden Teil vorhanden ist.
    2. Überprüfung ob die Daten vollständig sind.
  5. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt falls die Überprüfung der Daten fehlschlägt.
  6. Die Daten werden für die Weiterverarbeitung vorbereitet:
    1. Textfelder, welche Geldbeträge und Währungsinformationen beinhalten werden in ein numerisches Feld für den Betrag und ein Textfeld für die Währungsinformation aufgetrennt.
    2. Datentypen werden festgelegt.
    3. Die einzelnen Teile der Datensätze werden in Tabellenformat zusammengeführt.
    4. Spaltennamen werden nach Anforderungen der zentralen Datenbank umbenannt.
  7. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt, wenn in der Datenaufbereitung Fehler auftreten. 
  8.  Daten werden in die zentrale Datenbank geladen.
  9. In der Datenbank wird eine Stored Procedure aufgerufen, welche die geladenen Daten weiterverarbeitet.
  10. Das Ergebnis der Stored Procedure wird von Cloudomation überwacht. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt wenn bei der Ausführung der Stored Procedure Fehler auftreten.

Ein Cloudomation Automatisierungsexperte und eine Cloudomation Projektmanagerin erhoben in Zusammenarbeit mit allen betroffenen internen und externen Personen detaillierte Anforderungen. In enger Absprache mit Vertretern der Fachbereiche koordinierte das Cloudomation Team mit allen notwendigen internen und externen Personen um Zugriffe und Informationen zur Umsetzung zu erhalten. Der automatisierte Prozess wurde in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern entwickeln, welche im Auftrag von proALPHA die zentrale Datenbank betreuen und weiterentwickeln. 

  • Hinzufügen weiterer HR Datenkategorien zur automatisierten Datenladung.
  • Ausbau der Überwachung (monitoring) der Weiterverarbeitung der Daten und Erstellung der Berichte um die erfolgreiche Durchführung des gesamten Prozesses sicherzustellen, inklusive der Schritte, die außerhalb von Cloudomation stattfinden. 
  • Automatisierung der Anlieferung der verarbeiteten Personaldaten an weitere Software für Projektmanagement, Ticketing und ERP.
  • Als zentrale Plattform für Automatisierung, Orchestrierung und Überwachung von Datenintegrationsprozessen ermöglicht Cloudomation die Umsetzung höchster Qualität im unternehmensinternen Datenmanagement bei proALPHA.

Webshop Integration mit Warenwirtschaftssystem (WaWi)

Herausforderung

  • Erfolgreicher Web-Shop ist nicht mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden.
  • Mehr als 4 Stunden Aufwand jede Woche, um Bestellungen händisch vom Web-Shop in das Warenwirtschaftssystem zu übertragen.
  • Rundungsfehler bei der händischen Datenübertragung führen zu unterschiedlichen Preisen in den Systemen.
  • Nur eine Person kann den Prozess durchführen: bei Urlaub oder Krankenstand werden Bestellungen nicht bearbeitet.
  • Der damit verbundene hohe manuelle Aufwand behindert die Umsetzung wichtiger Projekte zur Umsatz- und Profitsteigerung.

Lösung

  • Web-Shop und Warenwirtschaftssystem werden über Cloudomation verbunden.
  • 2 Tage Aufwand, um die Integration zu entwickeln.

Ergebnis

  • Bestellungen werden automatisch verarbeitet.
  • Einsparung von mehr als 4 Stunden / Woche.
  • Preise werden exakt übertragen, keine Rundungsfehler mehr.
  • Bestellungen werden auch bei Urlauben, Krankenständen, an Wochenenden und Nachts verarbeitet.
  • MitarbeiterInnen haben mehr Zeit für wertvollere Aufgaben wie z.B. Kundenbetreuung.
  • Web-Shop kann weiter wachsen: auch viele Bestellungen können ohne Mehraufwand verarbeitet werden.
  • Mehr Zeit für die Verbesserung von Prozessen zur Steigerung von Kundenbindung und Umsatz.
  • Erweiterung des automatischen Prozesses möglich, z.B. Anbindung an Buchhaltungssystem.

Details

  1. Bestelldaten werden vom Magento Web-Shop System in der Cloud über die REST API abgefragt:
    • Produktdaten: ID, Bestellmenge, Rabattcodes.
    • Kundendaten: Name, Lieferadresse, Rechnungsadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
  2. Neue Bestellungen werden alle 30 Minuten vom Web-Shop abgefragt.
  3. Bestelldaten werden über den Cloudomation Satellit in ein lokal laufendes Warenwirtschaftssystem (WaWi) in eine MS SQL Datenbank übertragen. Das WaWi läuft auf einem Rechner im Büro des Händlers.
  4. Wenn der Rechner, auf dem das WaWi läuft, heruntergefahren wird, verbindet sich der Cloudomation Satellit bei Neustart automatisch wieder mit der laufenden Ausführung. Bearbeitung von Bestellungen wird exakt dort fortgesetzt, wo unterbrochen wurde.
  5. Kundendaten werden mit Bestandsdaten abgeglichen. Kunden werden klassifiziert: Bestandskunden oder Neukunden.
  6. Datenbereinigung:
    • Alle Telefonnummern werden in den E.164 Standard transformiert. Jede internationale Telefonnummer kann korrekt verarbeitet werden.
    • Intelligenter Abgleich mit Bestandsdaten für Kunden:
      • Gleicher Name, andere Telefonnummer – Telefonnummer wird aktualisiert.
      • Selber Name, andere Adresse – Adresse wird aktualisiert.
      • Selber Name aber sowohl andere Adresse als auch andere Telefonnummer – neuer Kunde mit neuen Daten wird angelegt.
  7. Neukunden werden im WaWi angelegt.
  8. Bestellung wird im WaWi angelegt. Rechnung und Lieferschein werden erstellt.
  9. Verpackung und Ausliefern sind die letzten händischen Schritte im gesamten Prozess. 

Eine Expertin von Cloudomation führte eine detaillierte Anforderungserhebung mit MitarbeiterInnen von Aras durch. Es folgte eine technische Prüfung in Zusammenarbeit mit externen IT Dienstleistern, welche die betroffenen Aras Systeme entwickelt bzw. angepasst haben und betreiben (Web-Shop und WaWi). 

Entwicklung der Anbindung von Web-Shop und WaWi erfolgte in enger Abstimmung mit Aras. Während einer sechswöchigen Testphase konnte Aras die Anbindung ausführlich testen. Kleine Anpassungen wurden in der Testphase durchgeführt um sicherzustellen, dass alle möglichen Bestellszenarien abgedeckt sind. 

Nach Ende der Testphase folgte die nahtlose Übernahme in den produktiven Betrieb. Kontinuierliche Unterstützung von Aras bei der Benutzung des Prozesses genauso wie die Zusammenarbeit zur Erweiterung des Prozesses stehen jetzt im Fokus. 

Der automatische Prozess kann nun um folgende Schritte erweitert werden:

  • Automatische Weiterleitung von Rechnungsdaten an die Buchhaltungssoftware des Steuerberaters.
  • Automatischer Versand von Gutscheinen und anderen Treuekampagnen per E-Mail an KundInnen zwei Wochen nach einer Bestellung. 
  • Automatischer Versand von Versandbestätigungen per E-Mail an KundInnen, sobald Pakete an Logistikpartner übergeben wurden. 
  • Automatischer Druck der Lieferscheine im Lager: LagermitarbeiterInnen verpacken Bestellungen durch Abarbeitung der Ausdrucke.

Automatisierung der Software Bereitstellung für einen neuen Server

Herausforderung

  • Über 100 Kundenserver weltweit.
  • Manuelles Bereitstellen von Software für Kunden dauert mehr als zwei Stunden.
  • Konfigurationsfehler passieren regelmäßig.
  • Hoher manueller Aufwand, um die Arbeit zu erledigen und danach zusätzliche Zeit für Fehlersuche und Fehlerbehebung.

Lösung

  • Automatisierung der Bereitstellung neuer Server und Installation der Software mit Cloudomation.
  • 8 Stunden Aufwand für die Entwicklung der Automatisierung.

Ergebnis

  • Das Bereitstellen der Software für Kunden auf einem neuen Server dauert jetzt 5 Minuten.
  • Keine Konfigurationsfehler.
  • Vollständiges Logging.
  • Jeder kann neue Server bereitstellen, nicht nur Systemadministratoren.
  • Mehrere Server können zeitgleich bereitgestellt werden.
  • Der neue, voll automatisierte Prozess wurde von den Mitarbeitern voll akzeptiert.
  • Höhere Kundenzufriedenheit.
  • Die Zeit zur Produktivsetzung von Neukunden wurde erheblich reduziert.

Details

  1. Erstellen einer AWS Maschine.
  2. Einrichten von Sicherheitsgruppen.
  3. Konfiguration des Netzwerkes. 
  4. Konfiguration der Festplatte.
  5. Einrichten des Betriebssystems.
  6. Download, Installation und Konfiguration von Abhängigkeiten.
  7. Download, Installation und Konfiguration des Softwareproduktes.
  8. Erstellen von Benutzerkonten für das Softwareprodukt.
  9. Anmeldeinformationen werden an den Systemadministrator geschickt, der eine letzte Prüfung durchführt und die Anmeldeinformationen dann an den Kunden weiterleitet.

Ein Systemadministrator der Semantic Web Company und ein Automatisierungsexperte von Cloudomation saßen einen Nachmittag (4 Stunden) zusammen. Der Systemadministrator konnte kein Python. Mit Unterstützung unseres Experten konnte er die Automatisierung dennoch vollständig selbst entwickeln. Dadurch kennt er die Automatisierung jetzt im Detail und kann sie selbst erweitern und anpassen

  • Erweiterung der Automatisierung um zusätzliche Optionen, z. B. Bereitstellung in verschiedenen Umgebungen und mit verschiedenen Komponenten.
  • Hinzufügen von Schritten davor und danach, z. B. einen Schnelltest nach Abschluss der Bereitstellung.
  • Automatisierung von Updates und anderen Wartungsprozessen für bereits bestehende Kundenserver.

Schweizer Software-Unternehmen

Gehaltsabrechnungen werden automatisch in das HR System hochgeladen

Herausforderung

  • Über 300 Mitarbeiter benötigen Zugriff auf Gehaltsabrechnungen im HR-Tool.
  • Manuelles Hochladen der Gehaltsabrechnungen ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig.
  • In der vorhandenen Integrationslösung fehlen wichtige Funktionen: Es können aus den PDF-Gehaltsabrechnungen keine Mitarbeiternummer extrahiert werden und es können keine PDF-Dateien in das HR-Tool hochgeladen werden.

Lösung

  • Automatisierung der Übertragung von Gehaltsabrechnungen mit Cloudomation.
  • 12 Stunden Aufwand für die Entwicklung der Automatisierung.

Ergebnis

  • Gehaltsabrechnungen werden automatisch geliefert.
  • Die Lieferung der korrekten Gehaltsabrechnung an jeden Mitarbeiter ist gewährleistet.
  • Vollständig dokumentierter Prüfpfad für die Lieferung von Gehaltsabrechnungen.
  • Benachrichtigungen für ungültige Mitarbeiternummern und überzählige Gehaltsabrechnungen.
  • Der Prozess kann erweitert werden, um mehr Aufgaben in der Personalverwaltung zu automatisieren.

Details

  1. Cloudomation analysiert Gehaltsabrechnungs-PDF-Dateien und extrahiert die Mitarbeiternummer.
  2. Cloudomation greift auf die HR-Datenbank zu, um die Zuordnung von Mitarbeiternummern zwischen dem Gehaltsabrechnungs-Tool und dem HR-Tool zu überprüfen, da die zwei Lösungen unterschiedliche Mitarbeiter-Nummerierungssysteme verwenden.
  3. Cloudomation überprüft, ob jede Gehaltsabrechnung einem Mitarbeiter zugeordnet werden kann und ob jeder Mitarbeiter eine Gehaltsabrechnung erhalten hat.
  4. Cloudomation erstellt einen Bericht mit allen erfolgreichen Uploads und allen aufgetretenen Problemen. Bei Problemen werden alle gültigen PDFs hochgeladen.
  5. Cloudomation lädt die einzelnen Gehaltsabrechnungen für jeden Mitarbeiter im HR-Tool hoch. Mitarbeiter können jetzt ihre Gehaltsabrechnungen im HR-Tool einsehen und herunterladen. 

Ein Business Applications Manager des Kunden und ein Automatisierungsexperte von Cloudomation trafen sich an zwei Nachmittagen. Mit Unterstützung unseres Experten konnte der Business Applications Manager die Automatisierung selbst entwickeln. Er kennt die Automatisierung im Detail und kann sie selbst erweitern und anpassen.

  • Optimierung des automatisierten Prozesses: Parallelverarbeitung von PDFs, parallele Erstellung der Zuordnung von Mitarbeiternummern.
  • Direkter automatisierter Download von Gehaltsabrechnungen aus dem Quellsystem.
  • Dynamische Aktualisierung der Mitarbeiternummernzuordnung für neue oder ausscheidende Mitarbeiter.

Wiener SaaS-Unternehmen

Application Release Automation

Herausforderung

  • Mehrere Releases pro Tag.
  • Bestehende Build-Automatisierung mit dem Service eines beliebten Cloud-Anbieters sehr fehleranfällig.
  • Bestehende Build-Automatisierung dauert 15 Minuten.

Lösung

  • Automatisierung des Build-Prozesses mit Cloudomation.
  • 3 Tage Aufwand für die Entwicklung der Automatisierung.

Ergebnis

  • Deutlich schnellerer Build: 2-3 Minuten.
  • Der Build wird zuverlässig und fehlerfrei abgeschlossen.
  • Das Build-Automatisierungsskript ist viel kürzer und klarer. Vorher: 693 Codezeilen, jetzt: 360 Codezeilen.
  • Genaue Steuerung der Reihenfolge der Build-Schritte jetzt möglich, dadurch stabilerer Build.
  • Erweiterung der Automatisierung ist jetzt möglich.
  • Die Entwickler konzentrieren sich darauf, neue Funktionen zu codieren und herauszubringen, anstatt Release-Fehler zu beheben.

Details

  1. Integration mit dem Git-Versionskontrollsystem: Jeder Git Commit löst automatisch einen Build aus. 
  2. Quellcode wird aus Git extrahiert.
  3. Komponenten werden in fester Reihenfolge erstellt und bereitgestellt. Dies war in Cloudomation viel einfacher als zuvor. 
  4. Der Build ist in 2-3 Minuten abgeschlossen. Zuvor dauerte ein Build rund 15 Minuten. 

Ein Automatisierungsexperte von Cloudomation entwickelte die Automatisierung basierend auf dem zuvor verwendeten Build-Skript. In Zusammenarbeit mit dem Build-Master konnte unser Experte die Eleganz und Leistung des Build-Prozesses erheblich verbessern.

  • Weitere Beschleunigung des Build Prozesses, indem nur geänderte Komponenten neu erstellt werden, anstatt immer einen vollständigen Build auszuführen.
  • Erweiterung der Build-Automatisierung zu vollständiger CI / CD-Pipeline.

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