APSA
Ergänzung von Low-Code-Tools für Automatisierung
„Cloudomation Engine zu lernen war für mich wie der Umstieg von Duplo zu Lego Technik. Ich kann jetzt sehr viel coolere Dinge bauen als davor.“
Gerald
AI Workflow Designer bei apsa personnel concepts Gmb
Herausforderung
- Low-Code Automatisierungstools PowerAutomate und Zapier sind bereits im Einsatz, bieten aber begrenzte Möglichkeiten da API-Abfragen vordefiniert und eingeschränkt sind.
- Prozesse können nur teilweise oder gar nicht automatisiert werden, da Zugriff auf zentrale Daten fehlt.
- Besonders die Integration mit Bullhorn CRM war über Zapier nur eingeschränkt möglich.
Lösung
- Erstellung eines Endpunktes in Cloudomation Engine, über den sämtliche Bullhorn-Daten abgefragt und geschrieben werden können.
- Einschulung des AI Workflow Designers zur selbständigen Erstellung weiterer Endpunkte.
Ergebnis
- Automatisierung weiterer Prozesse wie z.B. automatisierte Übersetzung von Einleitungstexten für Stellenausschreibungen ist nun möglich.
- AI Workflow Designer kann selbständig Endpunkte in Cloudomation Engine erstellen und anpassen. Durch diese Erweiterung seines Automatisierungs- Werkzeugkastens kann er nun Prozesse automatisieren, die er nur mit Low-Code Tools nicht umsetzen konnte.
Ausgangssituation
Stelleninserate und Bullhorn CRM
apsa personnel concepts ist ein auf den IT Sektor spezialisiertes Recruiting-Unternehmen. Ihre zentralen Daten zu Kandidat_innen, Stelleninseraten sowie personalsuchenden Unternehmen verwalten sie im Bullhorn CRM. Die Zapier-App für Bullhorn ist jedoch sehr limitiert und erlaubt nur die Abfrage von einigen wenigen Daten aus Bullhorn.
Eingeschränkte Funktionen
Ähnlich wie für Bullhorn gibt es für viel Software, die “schwierige” APIs hat oder nur von wenigen Unternehmen genutzt wird, keine oder nur sehr eingeschränkte Zapier-Apps. Um auch solche Software in automatisierte Prozesse einzubinden, kann es sehr wertvoll sein, eine Pro-Code Automatisierungslösung wie Cloudomation Engine punktuell einzusetzen, um die Möglichkeiten von Low-Code Tools zu erweitern.
Was wurde automatisiert?
Connector, benutzerdefinierte API und Webhook
In Cloudomation Engine wurde ein Connector für die Bullhorn-API eingerichtet und eine benutzerdefinierte REST-API erstellt, welche die parametrisierte Abfrage von Daten aus Bullhorn in einem einfachen Format ermöglicht. Ein Cloudomation Engine Webhook wurde erstellt. Dieser ist der Endpunkt für die custom REST API.
Aufruf über Zapier
Der Cloudomation Engine Webhook wird über Zapier aufgerufen. Der AI Workflow Designer automatisiert weitere Prozessschritte direkt in Zapier und PowerAutomate.
Automatisierte Optimierung von Stelleninseraten
Ein Use-Case, der als Basis für viele weitere dient, wurde bereits vor Ort mit dem neuen Endpunkt umgesetzt: die automatisierte Optimierung von Stelleninseraten plus optionaler Übersetzung.
- In Cloudomation Engine wurde ein Connector für die Bullhorn-API eingerichtet. Authentifizierung erfolgt über OAuth.
- In Cloudomation Engine wurde eine benutzerdefinierte REST-API erstellt, welche die parametrisierte Abfrage von Daten aus Bullhorn in einem einfachen Format ermöglicht. Dazu wurden folgende Inhalte entwickelt:
- Ein Cloudomation Engine Webhook wurde erstellt. Dieser ist der Endpunkt für die custom REST API.
- Ein Python Skript wurde erstellt, welches die Daten und Parameter verarbeitet, die dem Webhook übergeben werden. Aus den Parametern, die dem Webhook übergeben werden, erstellt das Skript valide Abfragen für die Bullhorn API.
- Der Cloudomation Engine Webhook wird über Zapier aufgerufen. Der AI Workflow Designer automatisiert weitere Prozessschritte direkt in Zapier und PowerAutomate.
- Ein Use-Case, der als Basis für viele weitere dient, wurde bereits vor Ort mit dem neuen Endpunkt umgesetzt: die automatisierte Optimierung von Stelleninseraten plus optionaler Übersetzung.
- Informationen zu der für die Veröffentlichung geplanten Stelle werden – ausgelöst durch einen mit Zapier verknüpften Webhook – über den Cloudomation-Endpunkt aus Bullhorn ausgelesen.
- Die Informationen werden gemeinsam mit einem vom Workflow Designer entwickelten Prompt (Instruktionen für eine generative KI) per API an die OpenAI/ChatGPT-API geschickt.
- Das überarbeitete Ergebnis wird über den Cloudomation-Endpunkt in ein dafür definiertes Feld in Bullhorn eingespielt.
- Optional wird in einem zweiten Schritt (mit einem angepassten, aber gleich aufgebauten Prozess) das überarbeitete Stelleninserat von Deutsch auf Englisch (oder umgekehrt) übersetzt und in einem weiteren dezidierten Feld abgespeichert.
- Mehrere weitere Use-Cases zur Unterstützung der Workflows von Recruiter_innen wurden bereits umgesetzt, bzw. sind in Planung.
Wie haben wir die Automatisierung entwickelt?
In einem zweitägigen Workshop mit dem AI Workflow Designer und einem Automatisierungs-Experten von Cloudomation wurden die geplanten Anwendungsfälle des AI Workflow Designers gemeinsam analysiert und die Punkte identifiziert, in denen über Cloudomation Engine bestehende Hürden überwunden werden können.
Nach einem halben Tag hat der AI Workflow Designer mit Unterstützung des Cloudomation Experten den ersten Endpunkt in Cloudomation Engine zur Abfrage von Bullhorn Daten erstellt. Im weiteren Verlauf des Workshops wurde der AI Workflow Designer befähigt, weitere Endpunkte in Cloudomation Engine selbständig zu erstellen, bestehende Endpunkte anzupassen sowie eventuelle Fehler zu analysieren und zu beheben, und weitere Abfragen an andere Systeme (z.B. OpenAI API) über Cloudomation Engine durchzuführen.
Was sind die nächsten Schritte?
- Automatisierung weiterer Prozesse rund um die Erstellung und Übersetzung von Stelleninseraten in unterschiedlichen Formaten und Designs
- Ausrollen automatisierter Prozesse über das gesamte Unternehmen, um die Anzahl manueller Arbeitsschritte für Recruiter_innen zu reduzieren
- Automatisierte Extraktion von Daten zu Kandidat_innen aus einem legacy CRM-System und automatisierte Ladung der Daten nach Bullhorn
Bereits umgesetzte Use Cases
- Automatisierte Bereinigung von Daten in Bullhorn: Ausgiebige Nutzung von benutzerdefinierten Feldern in Bullhorn hat zu einer unstrukturierten Datenlage geführt, die über Bullhorn nicht strukturiert nutzbar war. Über Cloudomation Engine wurden die Inhalte der benutzerdefinierten Felder extrahiert und nach vordefinierter Logik in Standardfelder in Bullhorn eingetragen.
- Automatisiertes Hochladen und Verarbeiten von Lebensläufen in Bullhorn: Für mehrere Tausend Kandidaten wurden Lebensläufe in Bullhorn automatisiert hochgeladen, dem korrekten Kandidaten zugewiesen und eine automatisierte Extraktion von Daten aus den Lebensläufen in Bullhorn angestoßen.
- Abfrage von Stellenausschreibungen aus Bullhorn und Bereitstellung der Stellenausschreibungen in einem bestimmten Format über einen Webhook, über den die Stellenausschreibungen automatisiert in WordPress veröffentlicht werden können.
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