ARAS Tiernahrung

Webshop Integration mit Warenwirtschaftssystem (WaWi)

Herausforderung

  • Erfolgreicher Web-Shop ist nicht mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden.
  • Mehr als 4 Stunden Aufwand jede Woche, um Bestellungen händisch vom Web-Shop in das Warenwirtschaftssystem zu übertragen.
  • Rundungsfehler bei der händischen Datenübertragung führen zu unterschiedlichen Preisen in den Systemen.
  • Nur eine Person kann den Prozess durchführen: bei Urlaub oder Krankenstand werden Bestellungen nicht bearbeitet.
  • Der damit verbundene hohe manuelle Aufwand behindert die Umsetzung wichtiger Projekte zur Umsatz- und Profitsteigerung.

Lösung

  • Web-Shop und Warenwirtschaftssystem werden über Cloudomation verbunden.
  • 2 Tage Aufwand, um die Integration zu entwickeln.

Ergebnis

  • Bestellungen werden automatisch verarbeitet.
  • Einsparung von mehr als 4 Stunden / Woche.
  • Preise werden exakt übertragen, keine Rundungsfehler mehr.
  • Bestellungen werden auch bei Urlauben, Krankenständen, an Wochenenden und Nachts verarbeitet.
  • MitarbeiterInnen haben mehr Zeit für wertvollere Aufgaben wie z.B. Kundenbetreuung.
  • Web-Shop kann weiter wachsen: auch viele Bestellungen können ohne Mehraufwand verarbeitet werden.
  • Mehr Zeit für die Verbesserung von Prozessen zur Steigerung von Kundenbindung und Umsatz.
  • Erweiterung des automatischen Prozesses möglich, z.B. Anbindung an Buchhaltungssystem.

Was wurde automatisiert?

Automatisierte Bestellverarbeitung von Magento zum Warenwirtschaftssystem

Bestelldaten werden alle 30 Minuten über die Magento REST API abgefragt und durch den Cloudomation Satellit in das lokale Warenwirtschaftssystem (WaWi) übertragen. Falls der WaWi-Rechner herunterfährt, setzt Cloudomation die Verarbeitung nach dem Neustart nahtlos fort. Kundendaten werden mit Bestandsdaten abgeglichen und klassifiziert. Telefonnummern werden in den E.164-Standard umgewandelt. Neukunden und Bestellungen werden im WaWi angelegt, Rechnungen und Lieferscheine erstellt. Die letzten Schritte, Verpackung und Versand, erfolgen manuell.

Alle Details zur Automatisierung
  1. Bestelldaten werden vom Magento Web-Shop System in der Cloud über die REST API abgefragt:
    • Produktdaten: ID, Bestellmenge, Rabattcodes.
    • Kundendaten: Name, Lieferadresse, Rechnungsadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
  2. Neue Bestellungen werden alle 30 Minuten vom Web-Shop abgefragt.
  3. Bestelldaten werden über den Cloudomation Satellit in ein lokal laufendes Warenwirtschaftssystem (WaWi) in eine MS SQL Datenbank übertragen. Das WaWi läuft auf einem Rechner im Büro des Händlers.
  4. Wenn der Rechner, auf dem das WaWi läuft, heruntergefahren wird, verbindet sich der Cloudomation Satellit bei Neustart automatisch wieder mit der laufenden Ausführung. Bearbeitung von Bestellungen wird exakt dort fortgesetzt, wo unterbrochen wurde.
  5. Kundendaten werden mit Bestandsdaten abgeglichen. Kunden werden klassifiziert: Bestandskunden oder Neukunden.
  6. Datenbereinigung:
    • Alle Telefonnummern werden in den E.164 Standard transformiert. Jede internationale Telefonnummer kann korrekt verarbeitet werden.
    • Intelligenter Abgleich mit Bestandsdaten für Kunden:
      • Gleicher Name, andere Telefonnummer – Telefonnummer wird aktualisiert.
      • Selber Name, andere Adresse – Adresse wird aktualisiert.
      • Selber Name aber sowohl andere Adresse als auch andere Telefonnummer – neuer Kunde mit neuen Daten wird angelegt.
  7. Neukunden werden im WaWi angelegt.
  8. Bestellung wird im WaWi angelegt. Rechnung und Lieferschein werden erstellt.
  9. Verpackung und Ausliefern sind die letzten händischen Schritte im gesamten Prozess.

Wie haben wir die Automatisierung entwickelt?

Eine Expertin von Cloudomation führte eine detaillierte Anforderungserhebung mit MitarbeiterInnen von Aras durch. Es folgte eine technische Prüfung in Zusammenarbeit mit externen IT Dienstleistern, welche die betroffenen Aras Systeme entwickelt bzw. angepasst haben und betreiben (Web-Shop und WaWi). 

Entwicklung der Anbindung von Web-Shop und WaWi erfolgte in enger Abstimmung mit Aras. Während einer sechswöchigen Testphase konnte Aras die Anbindung ausführlich testen. Kleine Anpassungen wurden in der Testphase durchgeführt um sicherzustellen, dass alle möglichen Bestellszenarien abgedeckt sind. 

Nach Ende der Testphase folgte die nahtlose Übernahme in den produktiven Betrieb. Kontinuierliche Unterstützung von Aras bei der Benutzung des Prozesses genauso wie die Zusammenarbeit zur Erweiterung des Prozesses stehen jetzt im Fokus. 

Was sind die nächsten Schritte?

  • Automatische Weiterleitung von Rechnungsdaten an die Buchhaltungssoftware des Steuerberaters.
  • Automatischer Versand von Gutscheinen und anderen Treuekampagnen per E-Mail an KundInnen zwei Wochen nach einer Bestellung.
  • Automatischer Versand von Versandbestätigungen per E-Mail an KundInnen, sobald Pakete an Logistikpartner übergeben wurden.
  • Automatischer Druck der Lieferscheine im Lager: LagermitarbeiterInnen verpacken Bestellungen durch Abarbeitung der Ausdrucke.

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