Deutscher ERP-Software Hersteller
Automatische Datenübertragung von Rexx HR in zentrale Datenbank
Herausforderung
- Personaldaten in Rexx Personalsoftware für Management nicht zugänglich.
- Keine Sichtbarkeit und keine Auswertung von Personaldaten von 1200 Angestellten.
- Ohne eine auswertbare Datenbasis stützt das Management Entscheidungen auf aufwändige, manuelle, seltene Berichte die auf händischer Recherche in der Rexx Personalsoftware beruhen.
- Es gibt keine Kennzahlen für den Personalbereich.
Lösung
- Automatisierte Datenabfrage , -validierung, -aufbereitung und Ladung von strukturierten Daten in eine zentral Datenbank mittels Cloudomation.
- 6 Tage Aufwand für die Entwicklung der Automatisierung.
Ergebnis
- Personaldaten von 1200 Angestellten in strukturiertem Format in der zentralen Datenbank verfügbar.
- Regelmäßige Berichte werden automatisiert auf Basis der konsolidierten Daten erstellt.
- Mit voller Sichtbarkeit der Personaldaten hat das Management eine solide Basis für Entscheidungen.
- Daten werden bei jeder Ladung sorgfältig überprüft. Fehlende oder falsche Daten werden sofort gefunden.
- Benachrichtigungen bei fehlerhaften Daten werden unmittelbar verschickt. So können Fehler schnell behoben werden. Datenverlust und Probleme in der weiteren Verarbeitung werden verhindert.
- In der zentralen Datenbank können die Personaldaten mit weiteren Datenquellen verbunden und gemeinsam ausgewertet werden, z.B. Finanzdaten.
- Es werden keine aufwändigen, fehleranfälligen Berichte basierend auf händischer Recherche in der Rexx Personalsoftware mehr geschrieben.
Was wurde automatisiert?
Automatisierte Datenverarbeitung mit Rexx-Schnittstellen
Cloudomation wurde On-Premise im Rechenzentrum installiert und ruft Daten über mehrere JSON-Schnittstellen der Rexx Personalsoftware ab. Aufgrund von Schnittstellenbeschränkungen erfolgt die Abfrage in mehreren Teilen. Fehlerhafte Zugriffe und unvollständige Daten werden per E-Mail gemeldet. Die Datenaufbereitung umfasst Typisierung, Spaltentrennung und Umbenennung, bevor sie in die zentrale Datenbank geladen werden. Ein weiterer Prozess verarbeitet die Daten weiter. Das Ergebnis wird von Cloudomation überwacht. Fehler in jeder Phase lösen E-Mail-Benachrichtigungen aus.
- Eine Cloudomation on-premise Installation wurde im Rechenzentrum von der Firma aufgesetzt.
- Daten werden von mehreren JSON Schnittstellen der Rexx Personalsoftware abgefragt.
- Verschiedene Datenkategorien werden von mehreren Schnittstellen abgefragt.
- Aufgrund von Einschränkungen der Rexx Schnittstellen kann nur eine gewisse Datenmenge von einer einzelnen Schnittstelle abgefragt werden. Daher werden Datensätze aufgeteilt und in mehreren Teilen von verschiedenen Schnittstellen abgefragt.
- E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt wenn Zugriff auf eine oder mehrere Schnittstelle fehlschlägt.
- Für jede Datenkategorie werden die einzelnen Teile der Datensätze überprüft:
- Überprüfung ob die gleiche Anzahl an Zeilen für jeden Teil vorhanden ist.
- Überprüfung ob die Daten vollständig sind.
- E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt falls die Überprüfung der Daten fehlschlägt.
- Die Daten werden für die Weiterverarbeitung vorbereitet:
- Textfelder, welche Geldbeträge und Währungsinformationen beinhalten werden in ein numerisches Feld für den Betrag und ein Textfeld für die Währungsinformation aufgetrennt.
- Datentypen werden festgelegt.
- Die einzelnen Teile der Datensätze werden in Tabellenformat zusammengeführt.
- Spaltennamen werden nach Anforderungen der zentralen Datenbank umbenannt.
- E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt, wenn in der Datenaufbereitung Fehler auftreten.
- Daten werden in die zentrale Datenbank geladen.
- In der Datenbank wird eine Stored Procedure aufgerufen, welche die geladenen Daten weiterverarbeitet.
- Das Ergebnis der Stored Procedure wird von Cloudomation überwacht. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt wenn bei der Ausführung der Stored Procedure Fehler auftreten.
Wie haben wir die Automatisierung entwickelt?
Ein Cloudomation Automatisierungsexperte und eine Cloudomation Projektmanagerin erhoben in Zusammenarbeit mit allen betroffenen internen und externen Personen detaillierte Anforderungen. In enger Absprache mit Vertretern der Fachbereiche koordinierte das Cloudomation Team mit allen notwendigen internen und externen Personen um Zugriffe und Informationen zur Umsetzung zu erhalten. Der automatisierte Prozess wurde in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern entwickeln, welche im Auftrag von der Firma die zentrale Datenbank betreuen und weiterentwickeln.
Was sind die nächsten Schritte?
- Hinzufügen weiterer HR Datenkategorien zur automatisierten Datenladung.
- Ausbau der Überwachung (monitoring) der Weiterverarbeitung der Daten und Erstellung der Berichte um die erfolgreiche Durchführung des gesamten Prozesses sicherzustellen, inklusive der Schritte, die außerhalb von Cloudomation stattfinden.
- Automatisierung der Anlieferung der verarbeiteten Personaldaten an weitere Software für Projektmanagement, Ticketing und ERP.
- Als zentrale Plattform für Automatisierung, Orchestrierung und Überwachung von Datenintegrationsprozessen ermöglicht Cloudomation die Umsetzung höchster Qualität im unternehmensinternen Datenmanagement bei der Firma.
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