Automatisierung und Monitoring von Procurement-Prozessen
“Cloudomation spart uns viel Zeit und erleichtert den Arbeitsalltag. Die Software unterstützt
uns bei der Überwachung von unseren Prozessen und hilft uns Fehler zu vermeiden.”
René
Operator und SPOC des Morawa Projektteams
Herausforderung
- Die Automatisierungssoftware, welche bisher die internen Prozesse steuerte, wurde eingestellt.
- Eine manuelle Durchführung würde viel Zeit in Anspruch nehmen und ist keine praktikable Option.
- Die Prozesse müssen innerhalb von 3 Monaten migriert werden.
- Die neue Lösung muss mehrere Systeme integrieren und gleichzeitig die gesamte Prozessstruktur beibehalten.
- Operators benötigen eine Lösung, die eine visuelle Prozessüberwachung ermöglicht.
Lösung
- Prozessmigration von der alten Automatisierungssoftware nach Cloudomation Engine - in enger Abstimmung mit den Operators von Morawa.
- Erstellung eines flexiblen Schedulers, der die komplexen Schedules des alten Systems nachbilden kann.
Ergebnis
- Der Procurement-Prozess (Auftragsverwaltung, Rechnungsstellung, Gutschriften) wird jetzt über Cloudomation Engine gesteuert.
- Erhebliche Zeitersparnis durch automatisierte Arbeitsabläufe und automatische Fehlerbehandlung.
- Zusätzlich: Überwachung von Schedules, welche die Operators im Falle von Problemen benachrichtigt.
- Ungelöste Prozessfehler werden sofort erkannt und können schnell behoben werden.
- Operators können die Prozesse visuell überwachen.
Was wurde automatisiert?
On-Premise-Lösung
Eine On-Premise-Instanz von Cloudomation wurde im Datenzentrum des Unternehmens eingerichtet.
Verwendung von HashiCorp
Anmeldeinformationen werden sicher in einem HashiCorp-Vault gespeichert.
Verbindung von Drittsystemen, automatische Fehlerbehebung, Benachrichtigung und Scheduling
Konnektoren wurden zu den an der Verarbeitung beteiligten Systemen eingerichtet. Workflows analysieren Logs und reagieren entsprechend auf Return Codes, reagieren auf Fehler mit Wiederholungsversuchen und benachrichtigen Operators automatisch, wenn ein Problem fortbesteht. Workflows werden mit verschiedenen Parametern geplant (z. B. monatlich; in bestimmten Kalenderwochen; nur an Wochenenden), wobei die Zeitzone, Feiertage und andere Ausnahmen berücksichtigt werden.
- Eine On-Premise-Instanz von Cloudomation wurde im Datenzentrum des Unternehmens eingerichtet.
- Anmeldeinformationen werden sicher in einem HashiCorp-Vault gespeichert.
- Konnektoren wurden zu den an der Verarbeitung beteiligten Systemen eingerichtet, um
- Batch-Jobs über PowerShell auszuführen
- Locking über eine Stored Procedure in einer Microsoft SQL Datenbank zu implementieren
- Logs über das Secure-Copy-Protokoll zu übertragen
- auf Dateien auf einem FTP-Server zuzugreifen
- Notifications per Mail- und Microsoft-Teams einzurichten
- Workflows analysieren Logs und reagieren entsprechend auf Return Codes, reagieren auf Fehler mit Wiederholungsversuchen und benachrichtigen Operators automatisch, wenn ein Problem fortbesteht.
- Workflows werden mit verschiedenen Parametern geplant (z. B. monatlich; in bestimmten Kalenderwochen; nur an Wochenenden), wobei die Zeitzone, Feiertage und andere Ausnahmen berücksichtigt werden.
Wie haben wir die Automatisierung entwickelt?
Ein Cloudomation Automatisierungs-Experte und ein Cloudomation Projektmanager koordinierten sich mit den Stakeholdern, um die technischen- und geschäftlichen Anforderungen abzuklären.Die Implementierung wurde von zwei Cloudomation Experten durchgeführt (Zeitaufwand 3 Wochen)
Für die Implementierung wurden Automatisierungsskripte, Schedules und Konnektoren implementiert, welche die Geschäftslogik des Legacy-Prozesses abbildeten. Nach der Implementierung verfügte der Kunde über einen sofort einsatzbereiten Workspace, in dem der Procurement-Prozess automatisiert läuft.
Was sind die nächsten Schritte?
- Erweiterung der Einsatzmöglichkeiten der derzeitigen Scheduling-Lösung, um mehr Edge-Cases abzudecken.
- Integration weiterer Systeme und Automatisierung weiterer Schritte des Procurement-Prozesses.
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