Wie ich von einer RPA-Skeptikerin zu einer RPA-Befürworterin wurde (und die zentrale Bedeutung von Governance)

Was ich früher über RPA dachte

Da ich die Welt aus der Perspektive einer Entwicklerin betrachte, stimmte ich in den allgemeinen Tenor ein, der RPA in zwei Hauptpunkten kritisiert:

• RPA ist von Natur aus in seinen Möglichkeiten begrenzt. Viele Automatisierungsanwendungsfälle können nicht mit RPA realisiert werden und viele, die mit RPA realisiert werden, könnten mit anderen Technologien besser (d. h. qualitativ hochwertiger / robuster / effizienter) umgesetzt werden. Ein Beispiel dafür betrifft die Integration der Tools – Über Screen Capture bei RPA vs. die Integration über APIs.
• „Jedem Menschen einen Bot zu geben“ führt zu einem Wildwuchs an automatisierten Prozessen, der unglaublich schwer zu verwalten ist. Wenn „jede Person“ automatisieren darf, führt dies zu einer mangelhaften Umsetzung der Prozesse, die noch dazu nicht ordnungsgemäß verwaltet und überwacht werden. Dies birgt ein hohes Risiko. Unternehmen machen sich schnell von solchen Automatisierungen abhängig, die aber jederzeit ausfallen können (und es auch tun).

Diese beiden Punkte sind richtig. Aber das bedeutet nicht, dass RPA eine grundsätzlich schlechte Idee ist. Denn das ist die Schlussfolgerung vieler Skeptiker – und so war es auch meine. Googeln Sie einfach „warum RPA schlecht ist“, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie verbreitet diese Haltung ist.

Diese Schlussfolgerung wird oft von einer allgemeinen Verachtung technischer Menschen gegenüber nicht-technischen Menschen begleitet, die es „wagen“, ihre eigenen Probleme zu lösen. Das kann nicht gut ausgehen, scheint die allgemeine Auffassung zu sein.

Aber das ist eine peinlich arrogante Haltung, die den eigenen Blickwinkel beschränkt und nur Argumente berücksichtigt, die mit der eigenen vorgefassten Meinung übereinstimmen. Um gute Entscheidungen treffen zu können, ist es von unschätzbarem Wert, einen Schritt zurückzutreten und die eigene Perspektive zu erweitern. Alles, was so erfolgreich ist wie RPA, bietet eindeutig einen echten Mehrwert, sonst würde es nicht so weit verbreitet sein.

Als ich feststellte, dass meine Auffassung von RPA – als eine von Natur aus begrenzte Technologie – in so krassem Widerspruch zur breiten Akzeptanz von RPA und den vielen Befürwortenden stand, wurde mir klar, dass nicht RPA das Problem ist, sondern mein Denken.

Der Fehler in meinem Denken

Der Fehler in meinem Denken: Ich habe RPA aus meiner Perspektive betrachtet und versucht, Fehler zu finden. Und das habe ich. Was ich nicht bedacht habe: Was ist die Alternative?

Ich dachte, das sei klar: Die vernünftige Alternative zu RPA ist der Einsatz „richtiger“, codebasierter Automatisierungswerkzeuge, mit denen sich so ziemlich alles automatisieren lässt.

Der Einsatz solcher codebasierten Werkzeuge erfordert technische Sachverständige, die für die Implementierung der Automatisierung besser geeignet sind, Prozesse in einer hohen Qualität automatisieren, für eine gute Verwaltung sorgen und die Überwachung sicherstellen.

Man geht davon aus, dass es die Aufgabe der IT-Abteilung ist, genau das zu tun. Nämlich auf nachhaltige Weise zu automatisieren. Und, dass sie in der Regel sowohl über Prozesse als auch über Tools verfügt, die sicherstellen, dass ein automatisierter Prozess ordnungsgemäß verwaltet und überwacht wird.

Aber ist das immer sinnvoll?

Nein, ist es nicht.

Das Problem mit „richtiger“ Automatisierung

Dieser Ansatz, der der IT ein Monopol auf die Automatisierung einräumt, birgt zwei große Nachteile:

• Hohes Ausfallrisiko: Die Schnittstelle zwischen Unternehmen und IT ist eine legendär schwierige Schnittstelle. Die Übermittlung von Anforderungen vom Unternehmen an die IT ist bekanntermaßen schwierig. Hier scheitern viele, viele Projekte. Und selbst diejenigen, die erfolgreich sind, führen sehr oft zu einem automatisierten Prozess, der die geschäftlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise oder schlecht erfüllt.
• Es ist teuer: Wenn die IT-Abteilung einen Prozess automatisiert, sind mindestens zwei Abteilungen und viele Mitarbeiter_innen involviert. Die Kommunikation ist aufwändig. Darüber hinaus hat die Sicherstellung, dass ein automatisierter Prozess bewährten Verfahren folgt, gut verwaltet und überwacht wird, ihren Preis: Er wird nicht auf die einfachste, sondern auf eine „gute“ Art und Weise implementiert. Das ist wertvoll, aber es kostet auch Geld.

Das Ergebnis ist klar: Dieser Ansatz ist nur für Prozesse ideal, die geschäftskritisch sind und einen hohen ROI liefern.

Für die wertvollsten Prozesse in einem Unternehmen ist es sinnvoll, die IT in ihre Automatisierung, Verwaltung und Wartung einzubeziehen und Werkzeuge zu verwenden, die es ermöglichen, den Prozess nach den höchsten technischen Standards und genau nach Bedarf zu automatisieren – also ein Werkzeug mit der erforderlichen Flexibilität zu wählen. Die damit verbundenen Kosten werden durch die Verringerung des Risikos, das mit einer ordnungsgemäßen Implementierung einhergeht, wieder wettgemacht.

Die Wahrheit ist aber, dass die meisten Automatisierungsfälle in einem Unternehmen nicht wertvoll genug sind, um diesen Aufwand zu rechtfertigen. Sie werden niemals automatisiert werden, wenn dies bedeutet, dass die IT-Abteilung einbezogen werden muss. Das ist es einfach nicht wert.

Die Alternative zum Einsatz von RPA ist daher nicht der Einsatz von codebasierten Tools. Die Alternative zu RPA besteht darin, weniger zu automatisieren. Und das ist eine schlechte Alternative.

Was ich jetzt denke

Es gibt ein immenses Potenzial für Produktivitätssteigerungen durch Automatisierung. Es wird aber nie ausgeschöpft, wenn immer die IT-Abteilung einbezogen werden muss – mit all den damit verbundenen Gemeinkosten.

In diesem long Tail von kleinen Anwendungsfällen wird RPA wirklich wertvoll. RPA ermöglicht es Anwender_innen und Fachleute, dort zu automatisieren, wo sie einen Bedarf oder eine Möglichkeit sehen.

RPA beseitigt das immense Hindernis der Kommunikation zwischen technischen und nicht-technischen Personen, indem sie nicht-technische Personen ihre eigenen Probleme lösen lässt. Und sie ist billig, sodass viel mehr Prozesse die Hürde einer ROI-Analyse überwinden. Denn mit billiger Technologie erhält man mehr R(eturn) für weniger I(nvestition).

Was hat sich geändert, dass ich das erkannt habe?

Diesen Moment der Klarheit hatte ich nach einem Gespräch mit einem Automatisierungsexperten, der immer wieder über Governance sprach. Sicher, Governance ist wichtig, aber seien wir uns ehrlich, es ist kein Thema, das viele Leute begeistert. Ich war überrascht, dass er sich entschloss, so viel darüber zu sprechen.

Nach Abschluss unseres Gesprächs beschloss ich, die Governance-Funktionen einiger der von ihm erwähnten RPA-Lösungen ein wenig zu analysieren. Ich fand heraus, dass sie hauptsächlich aus langen Listen von Regeln und deren Durchsetzung bestehen.

Ich hatte das Gefühl, dass sich diese Governance-Funktionen selbst widersprechen: Warum sollte man ein Tool kaufen, das als benutzerfreundlich und für jeden zugänglich vermarktet wird, wenn man es dann mit so vielen Einschränkungen versieht, dass es unhandlich und schwer zu bedienen ist?

Und dann fiel der Groschen: Weil gute Governance es ermöglicht, dass jede Person im Unternehmen automatisieren kann.

Was ist gute Governance?

Gute Governance ermöglicht es, Risiken zu beherrschen. Das Risiko in der Automatisierung  von Prozessen ergibt sich aus dem Umstand, dass viele Fachleute, die keine technische Expertise haben, diese auf eigene Faust automatisieren. 

Der Schlüssel liegt in dem Wort „gut“. Gute Governance kann niemals ein pauschaler Ansatz, sondern muss sorgfältig zugeschnitten sein, um den Governance-Aufwand mit dem zu verwaltenden Risiko in Einklang zu bringen.

Gute Governance-Frameworks für Automatisierung ermöglichen uns genau dies: Zunächst wird ein Prozess nach seiner Bedeutung für das Unternehmen kategorisiert und dann wird festgelegt, welchen Regeln eine Prozessautomatisierung zu befolgen hat.

Wie gute Governance die Automatisierung demokratisiert

Das bedeutet, dass diese lange Liste von Regeln bei vielen automatisierten Prozessen gar nicht oder nur teilweise angewendet wird. Regeln werden nur dort angewandt, wo es Sinn macht.

Wenn ein Prozess unwichtig ist, ist eine schnelle und einfache Automatisierung in Ordnung. Wenn die Automatisierung hier in die Brüche geht, passiert nicht viel. Wenn man es aber zulässt, dass der Prozess schnell und kostengünstig automatisiert wird, können sogar kleine Produktivitätsgewinne erzielt werden – solange die Automatisierung mehr Zeit spart, als sie zu ihrer Erstellung benötigt hat.

Eine gute Governance ermöglicht die Implementierung von Automatisierung mit mittlerer Wirkung und mittlerem Aufwand. Es ist möglich, diejenigen Prozesse anzugehen, die eine Investition in ihre Automatisierung rechtfertigen, weil sie ein hohes Risiko haben, aber auch eine hohe Rentabilität aufweisen.

Die Frage ist also nicht: Ist RPA wertvoll, sondern wie man RPA wertvoll macht. Dies erfordert eine Verlagerung der Perspektive: Weg vom Tool, hin zum Thema Governance.

Es ist nach wie vor richtig, dass bei vielen automatisierten Prozessen ein hohes Risiko besteht, dass einige von ihnen nicht funktionieren werden. Aber: Viele automatisierte Prozesse zu haben ist eine großartige Sache! Es bedeutet nur, dass man darauf achten muss, sie vernünftig zu steuern. Eben um das Risiko, dass viele Nicht-Experten viele Prozesse automatisieren, beherrscht werden kann.

Ist RPA also jetzt die Lösung für alles?

Offensichtlich ist das nicht der Fall. Für welche Technologie man sich entscheidet, hängt immer noch ganz von der jeweiligen Situation ab. Für jeden geschäftskritischen Prozess ist es nach wie vor absolut notwendig, Werkzeuge zu verwenden, die einen höheren Qualitätsstandard gewährleisten und über mehr Möglichkeiten verfügen, wie z. B. die Verarbeitung größerer Datenmengen. Dieser Prozess sollte außerdem von Experten automatisiert werden.

Aber um den immensen Wert in der langen Reihe von kleinen bis mittleren Prozessen zu erfassen, die Automatisierungspotenzial haben, ist RPA ein äußerst wertvolles Werkzeug.

Solange es mit einer guten Governance gepaart ist.

Und es geht nicht darum, entweder RPA oder codebasierte Automatisierungstools zu verwenden, sondern das richtige Tool für den richtigen Zweck einzusetzen.

Ein Hinweis zum ausufernden Einsatz von Tools

Jedes erfolgreiche Werkzeug wird unweigerlich in Anwendungsfällen verwendet, in denen es nicht eingesetzt werden sollte. Wir alle wissen, dass dies z. B. auf Excel zutrifft. Excel wird als Controlling-Tool, Datenbank, Buchhaltungstool und für viele andere Zwecke verwendet. Für Zwecke, für die es eigentlich nicht geeignet ist.

Das Gleiche gilt für RPA. Sobald ein Unternehmen RPA erfolgreich einsetzt, wird es unweigerlich dazu verwendet werden, Prozesse zu automatisieren, die definitiv nicht mit einem RPA-Tool automatisiert werden sollten. Das Tool wird trotzdem eingesetzt, weil Mitarbeiter_innen bereits wissen, wie man es einsetzt. Weil es an Bewusstsein für andere Lösungen fehlt und weil es noch beängstigender erscheint, Dinge anders zu machen. Es wird lieber ein Prozess mit einem Tool automatisiert, das man kennt, selbst wenn es schmerzhaft ist.

Paradoxerweise trägt der Erfolg von RPA durch dessen ausufernden Einsatz zum schlechten Ruf bei.

Es ist die Aufgabe von guter Governance und vielleicht die schwierigste Aufgabe, die Governance zu bewältigen hat: Sicherstellen, dass diejenigen Prozesse, die wirklich kritisch sind oder die technische Anforderungen haben, für die RPA einfach nicht geeignet ist, nicht mit RPA automatisiert werden. Denn das Risiko, dies zu tun, könnte höher sein als die Kosteneinsparungen durch die Automatisierung.