Schweizer Software-Unternehmen
Gehaltsabrechnungen werden automatisch in das HR System hochgeladen
Herausforderung
- Über 300 Mitarbeiter benötigen Zugriff auf Gehaltsabrechnungen im HR-Tool.
- Manuelles Hochladen der Gehaltsabrechnungen ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig.
- In der vorhandenen Integrationslösung fehlen wichtige Funktionen: Es können aus den PDF-Gehaltsabrechnungen keine Mitarbeiternummer extrahiert werden und es können keine PDF-Dateien in das HR-Tool hochgeladen werden.
Lösung
- Automatisierung der Übertragung von Gehaltsabrechnungen mit Cloudomation.
- 12 Stunden Aufwand für die Entwicklung der Automatisierung.
Ergebnis
- Gehaltsabrechnungen werden automatisch geliefert.
- Die Lieferung der korrekten Gehaltsabrechnung an jeden Mitarbeiter ist gewährleistet.
- Vollständig dokumentierter Prüfpfad für die Lieferung von Gehaltsabrechnungen. Benachrichtigungen für ungültige Mitarbeiternummern und überzählige Gehaltsabrechnungen.
- Der Prozess kann erweitert werden, um mehr Aufgaben in der Personalverwaltung zu automatisieren.
Was wurde automatisiert?
Automatisierte Verarbeitung und Zuordnung von Gehaltsabrechnungen
Cloudomation analysiert Gehaltsabrechnungs-PDFs und extrahiert die Mitarbeiternummer. Die Zuordnung zwischen dem Gehaltsabrechnungs- und dem HR-Tool wird überprüft, da beide unterschiedliche Nummerierungssysteme verwenden. Es wird sichergestellt, dass jede Abrechnung einem Mitarbeiter zugeordnet ist. Ein Bericht fasst erfolgreiche Uploads und Probleme zusammen, wobei gültige PDFs dennoch hochgeladen werden. Schließlich werden die Gehaltsabrechnungen im HR-Tool bereitgestellt, sodass Mitarbeiter sie einsehen und herunterladen können.
- Cloudomation analysiert Gehaltsabrechnungs-PDF-Dateien und extrahiert die Mitarbeiternummer.
- Cloudomation greift auf die HR-Datenbank zu, um die Zuordnung von Mitarbeiternummern zwischen dem Gehaltsabrechnungs-Tool und dem HR-Tool zu überprüfen, da die zwei Lösungen unterschiedliche Mitarbeiter-Nummerierungssysteme verwenden.
- Cloudomation überprüft, ob jede Gehaltsabrechnung einem Mitarbeiter zugeordnet werden kann und ob jeder Mitarbeiter eine Gehaltsabrechnung erhalten hat.
- Cloudomation erstellt einen Bericht mit allen erfolgreichen Uploads und allen aufgetretenen Problemen. Bei Problemen werden alle gültigen PDFs hochgeladen.
- Cloudomation lädt die einzelnen Gehaltsabrechnungen für jeden Mitarbeiter im HR-Tool hoch. Mitarbeiter können jetzt ihre Gehaltsabrechnungen im HR-Tool einsehen und herunterladen.
Wie haben wir die Automatisierung entwickelt?
Ein Business Applications Manager des Kunden und ein Automatisierungsexperte von Cloudomation trafen sich an zwei Nachmittagen. Mit Unterstützung unseres Experten konnte der Business Applications Manager die Automatisierung selbst entwickeln. Er kennt die Automatisierung im Detail und kann sie selbst erweitern und anpassen.
Was sind die nächsten Schritte?
- Optimierung des automatisierten Prozesses: Parallelverarbeitung von PDFs, parallele Erstellung der Zuordnung von Mitarbeiternummern.
- Direkter automatisierter Download von Gehaltsabrechnungen aus dem Quellsystem.
- Dynamische Aktualisierung der Mitarbeiternummernzuordnung für neue oder ausscheidende Mitarbeiter.
Entdecken Sie Ihr neues Platform-Engineering-Tool
Optimieren Sie Ihre Abläufe, optimieren Sie die Zusammenarbeit, und liefern Sie schneller. Lassen Sie uns besprechen, wie unsere Plattform Ihnen helfen kann, Herausforderungen zu meistern und Ihre Ziele zu erreichen.